Performance analysis of 5-S teams using quality circle financial accounting system
مقدمه:
پیاده سازی5-S در طی سالهای 1980 توسط Osadaتوسعه پیدا کرد که این خود در میان پیشکسوتان مدیریت کیفیت جامع برای سالهای زیادی رایج بود. در ژاپن 5-S به این ترتیب معنا شده است:Seiri,Seiton,Seisu,Seiketsu,shitsuki اما نویسندگانی مثل Eochaو Warwood معادل انگلیسی 5-S را بعنوان :اصلاح,شمارش,تصدیق,تطابق وبکارگیری ارقام معنا کرده اند.
بر خلاف این تفاوتهای ظاهری در معنا بین هردوی اینها معنای متعادلی وجود دارد.برای مثال زمانیکهTQM بعنوان یک معیار از کتابخانه Emerald جستجو میشود حدودأ 4157مقاله به نمایش درمی آید وزمانیکه 5-S جستجو میشود تنها 54 مقاله پیدا میشود.
یکی از دلایل ضعف استفاده 5-S این است که عملیات و پیاده سازی آن با هیچ مکانیسمی قابل اندازه گیری نیست.اگرچه Eocha سیستم رسیدگی فعالیت 5-S را توسعه داد اما خروجی های آن قابل مشاهده با ارزشهای پولی نبودند.اجرای یک مدل این فرض را قابل قبول میکند که ارزشها جمع آوری میشوند و این برای موارد مشابه قابل تعمیم است. برای مثال 6Sigma عوامل واثرات مالی زیادی را به میان می آورد.
برای اندازه گیری عملکرد5-S یک ابزار سیستمی حسابداری مالی نیاز است که علاوه بر این سیستمهای عرضی که توسط پیشکسوتان حسابداری مالی مورد استفاده قرار میگیرد نمیتواند بر این موضوع فائق بیاید.در حالیکه اکثریت ورودی ها و خروجی های برنامه 5-S عموما نامشهود هستند سیستمهای حسابداری مالی معمول امکان توصیف آنرا ندارند.
بر طبق این این مقاله اهداف زیر را دنبال میکند:
1)شناسایی یک سیستم برای حسابداری مالی مسائل5-S
2)ایجاد یک ارتباط میان 5-S وبرنامه هایی مانند چرخه کیفیت و..
3)آزمودن یک سیستم حسابداری مالی برای ازریابی عملکرد تیمهای 5-S
روش شناسی:
روش شناسی که برای دستیابی به اهداف این مقاله انتخاب شده است در این بخش توصیف شده است.یک بازنگری یافته های ادبیات تحقیق موجود ارتباطی بین 5-Sوچرخه کیفیت ایجاد کرده است.دلیل این ارتباط ایجاد انبساطی برای سیستم حسابداری مالی چرخه کیفیت است که این راهی برای حسابداری مالی 5-S بوجود می آورد.در طی این مقاله داده های مربوط و مناسب برای عملکرد گروه های 5-S جمع آوری شده اند.این داده ها در سیستم حسابداری مالی چرخه کیفیت برای توسعه صورتهای حسابداری مالی جایگزین میشود.این صورتهای مالی بوسیله ارزش درآمد کسب شده نامشهود توسط سازمان و برنامه های 5-S تهیه میشوند.صورتهای مالی ارائه شده , یک پشتیبان برای برنامه 5S هستند ودرباره QCFASاستنباط شده بیان میشوند. این اظهارات در ارتباط با بکارگیریQCFAS برای ارزیابی عملکرد 5-S پیش برده میشوند.
مروری بر ادبیات تحقیق:
بطور خلاصه مفهوم 5-S شامل اجرای مراحل بهبود مستمر در سیستم حسابداری سازمان است. فرموله سازی علمی 5-S اولین بار توسط Osada پایه گذاری شد و بعدها در شرکتهای ژاپنی مورد محبوبیت عامه قرار گرفت. محققانی که در مورد پیاده سازی بهبود مستمر مثلTQMوTPM(نگهداشت بهره وری کل) مطالعاتی انجام داده اند,به این موضوع دست یافته اند که این برنامه ها بصورت ضمنی وصریح اصول 5-S را دربردارد. برای مثال E hEocha با دقت اشاره کرده است که اصول 5_S در تمام کلوزهای Iso9001.2000 وجود دارد.این توافقات مراحل اجرای پیاده سازی 5-S را در سازمان ها در اختیار قرار میدهند.بطور ویژه وخاص این توافقات یک برنامه 5-S توسط شکل گیری گروه ها,رهبران گروه, پشتیبانان پایه ریزی میکند. این پشتیبانان برنامه 5-S را در پی این قدمها پیاده میکنند:
1) فراهم آوردن کمیته مدیریت ارشد
2) تعلیم وآموزش همه جانبه درباره 5-S
3) طراحی یک تیم کاری مترقی
4) حفاظت از مدارک وسوابق
5) بهره مندی از توالی 5-S برای پیاده سازی
6) ارزیابی عملکرد5-S
7) تعبیه راههایی برای به روزرسانی
ترکیب قدرت 5-S:
در طی 4دهه اخیر کل جهان سیر تکاملی وتحولی مثلQCsوTQM ,مهندسی مجدد کسب وکار وسیستم بهنگام را تجربه کرده است.بسیاری از موارد بعنوان استراتژی های ساخت و تولید در سطح کلان مورد توجه قرار گرفته اند. بهر حال در شکست رسیدن به اهداف مورد نظر این ابزارهای مالی گردهم می آیند وهمین موضوع ناشی از ناسازگاری میان آنهاست.امروزه محققان با استفاده از سیستم ISOثابت کرده اند که5-S برای ترکیب استراتژی های تولید تواناست وهمین امر بر این نقص چیره شده است.
منافع,موانع و ضروریات 5-S:
تحقیقات گذشته منافع پیاده سازی 5-S را بخوبی موانع آن گزارش کرده اند.ادبیات تحقیق نشان میدهد که نظارت و ارزیابی برنامه ودستورکار5-S یک وقفه منظم و معین برای ادامه و بهبود اجرای آن ایجاد می کند.
ارتباط 5-S با نمونه های مدرن:
5-S بعنوان یک اساس برای تولید بهنگام ونتایجTQM در
یک مطالعه موردی یافت شد.(1999)
ادغام TQM-JITتوسط 5-S
5-S یک اساس برای موفقیت اداره چرخه کیفیت است.
(1999-1997)
5-S,QCs
5-S بعنوان مقدمه ای برای برنامه اجرای نگهداشت بهره وری
کل حاصل شد.(2004) 5-S و نگهداشت بهره وری کل
5-S بعنوان اساس کاربردی در سازمان استاندارد بین المللی
یافت شد.(2004)
5-S و ISO9000-9001
گرفتن گواهی استاندارد سازی برای5-S بسیار آسان است.
زیرا 5-S در سازمان بی عیب جا افتاده است.
5-S و ISO14000-14001
5-Sبعنوان عامل بالقوه برای بهبود مدیریت صنعتی ادعا شده است.(1998)
5-S و مدیریت صنعتی
موفقیت 5-S بستگی به فرهنگ ارتباطات و نگرش کارکنان سازمان دارد.فقدان ارتباطات خوب منجر به کاهش انگیزه ودر نتیجه عملکرد ضعیفی از طرف کارکنان میشود.برای اطمینان از ایجاد ارتباطات خوب در یک سازمان باید برنامه اجرای آن را مشخص ومتمایز کرد.این امر در صورتی شدنی ست که یک سیستم اندازه گیری عملکرد مناسب برای رسیدن به هدف بکار گرفته شود.بر طبق گزارش تحقیقی از O hEochaوHo هیچ چیزی مبنی بر سیستم اندازه گیری عملکرد برای 5-S یافت نشده است.از میان نتایج کسب شده از شرکتهایی که از 5-S استفاده میکنند علت عدم استفاده بعضی سازمانها از 5-S سرمایه گذلری سنگینی ست که برای اجرای این سیستم سازمان متحمل میشود.
منافع و مزایای 5-S:
اصلاح و بهبود مشکلات ومسائل بین کارکنان و تمام شریکان
بازیابی سریع تمام ارقام
بهتر اداره کردن سازمان
کاهش مواد باطله و زائد
جلوگیری از بروز مشکلات
ایمنی مواد وموجودی انبار کالا
رهبری هزینه وزمان
کاهش خطرات محیطی
جریان کار روان
صرفه جویی در وقت
فعالیت مؤثر در طی کار گروهی
ارتقا وبهبود ارتباطات
امنیت محیط کاری
بهبود کیفیت و اثربخشی کارآیی
صحت ودرستی موجودی انبار و تولیدات
تغییرات فرهنگی ورفتاری
بهبود مشهود
اطلاع وآگاهی از مشتریان
روشمند وقانونی بودن
موانع5-S:
ساختار مدیریت--نقصان درک کنترل توسط مدیریت--فقدان برنامه ریزی--محدودیت منابع--فضا ومحیط کاری--ارتباطات ضعیف--فقدان بازخورد--نگرش کارکنان--برخوردهای شخصی در محل کار--فقدان شناسایی و تشخیص--روحیه اخلاقی پایین--انگیزه پایین
اگرچه بسیاری از تحقیقات نشان داده است که گنجایش ظرفیت 5-Sمنافعی را برای موفقیت کسب وکار ایجاد میکند اماهیچ کدام روشی را برای ارزیابی عملکرد سازمان امتحان نکرده اند.از زمانیکه پول بعنوان منبع قدرت یافت شد؛مخالفتها و بی میلی برای پیاده سازی5-S همراه شد.چون امکان ارزیابی,اندازه گیری وگزارش گیری آثار آن وجود نداشت.در این مقاله QCFAS ابزاری برای اندازه گیری فعالیتهای 5-S معرفی شده است.چنانچه پیشتر تذکر داده شد QCFASبعنوان تنها سیستم حسابداری مالی برای 5-S و رابط میان چرخه کیفیت و 5-S معرفی می شود.ویژگی منحصر به فرد QCFAS توانایی تبدیل مدلها از فعالیتهای نا مشهود حسابداری مالی به مشهود است.
ارزیابی عملکرد مشهود و نامشهود گروه های 5-S:
بر طبق توصیف عملکرد 5-S بواسطه صورتهای مالی,نیاز به شناسایی هزینه و درآمد مربوط به برنامه حس میشود.ویژگی های هزینه ها ودرآمدهای 5-S هم بصورت مشهود وهم نامشهود هستند.یک تحقیق دقیق از مراحل پیاده سازی قدم به قدم 5-S بنام( ویژگی ها وپیاده سازی) هزینه گروه های 5-S را روشن ساخته است که شامل: هزینه اجاره بهای مکان جلسات سازمان ,نیروبخشی وتازه سازی روحیه افراد,آزمایشات پیاده سازی,هزینه تهیه گزارشات,عرضه مواد, هزینه پاداش وکالاها و مواد مصرفی است.بطوریکه بسیاری از این هزینه های مشهود بصورت نامشهود آشکار میشوند اهل فن در اجرای 5-S وحسابداری مالی میزان آنان را محاسبه میکنند. در حقیقت با انجام فعالیتهای 5-S واداره میزان جلسات هزینه های مشهود میتوانند افزایش چشمگیری در پایان سال مالی داشته باشند.هزینه های نامشهود شامل: بهره وری از ساعات خدمت رسانی کارکنان,زیان ضایعات ,اختلال فیزیکی مانندقطع خدمات قابل پرداخت به کارکنان هستند. درآمدهای نامشهود شامل: تولید ایده و بالا بردن انگیزه,جدیت و اشتیاق کارکنان,فرهنگ کاری کارکنان, ارتباطات کارکنان, نگرش مثبت وسطح آگاهی کارمندان, توانایی تصمیم گیری وخلاقیت آنان,کارگروهی وخود مقرراتی بودن کارمندان است.
5-Sدر شرکت (واحد) Grind well-Norton:
در شرکت بین المللی اروپایی بنام(Saint Goblin)مطالعاتی در مورد استفاده QCFAS برای حسابداری مالی گروه های 5-Sانجام شده است.محصولات این شرکت شیشه الات,سرامیک وفیبرهای نوری است که اداره اصلی این بخشها در یکی از واحدهای شرکت در محلی بنام بنگالر در هند صورت میگیرد که نام این واحد(Grind well-Norton) است.این بخش بزرگترین رهبر بازار و تولید فیبرهای شیشه ای نوری در جهان است.این واحد برای اداره اثر بخش از 3برنامه بنام: طراحی وساخت روکش دیسک,برنامه بافت و تولید فیبرها و برنامه فوق العاده ساخت استفاده میکند. در مقابل 5% صادرات این محصولات به اروپا,آفریقا وآمریکا حدود95% در خود هند فروخته میشود واز طریق توزیع وخرده فروشی به سایر نقاط صادر میشود. در مقابل کیفیت برتر جهانی, در پیاده سازی وعملیات این واحد ابزارآلات با کیفیت ومتنوعی بکار گرفته شده است.
در ابتدا (1995) 5-S از برنامه کیفیت بنامIMPACT به معنی بهبود در طی فعالیت یا بهبود مستمر پیروی میکرد وسپس پیرو 6سیگما شد.ساختار سازمانی Grind well-Nortonشامل: مدیر, پشتیبان,کارمندان مسؤل,ناظر,رهبر گروه و اعضای گروه است.هر یک از اعضا مسؤلیت ومقررات خاصی برای رسیدن به اهداف سازمان دارند.پشتیبان مسؤلیت نظارت و ارزیابی برنامه های 5-S را دارد.کارکنان مسؤل کمک به پشتیبان ها برای اداره برنامه 5-S هستند.ناظر تولیدات ونگهداری بخشها, کارکنان را در انجام وظایف مساعدت میکنند.رهبران گروه مسؤلیت تعلیم و آموزش اعضای گروه و انجام درست کارها را دارند.
برای بهبود رابطه دوستی در گروه و رابطه ی رئیس و مرئوسی این شرکت از یکسری عملیاتها پیروی میکرده است.هر روز قبل از شروع هر تغییری,هر عضو گروه صرفنظر از پست ودرجه خود قسمتی از تعهدات گروه5-S را بر عهده میگیرد که این حرکت به بالابردن روحیه کارگروهی وبهبود روابط فردی کمک میکند.دوره فعالیت 10دقیقه ای ست که هر عضو گروه5-S آن بخشی از محل کار که مختص اوست را نظافت و تمیز میکند.بعد از این عمل کار عادی شروع میشود شرکت دیگری بنامBKWروابط بین فردی بهتری در محیط کار ایجاد کرده است.در پایان روز کاری,گروه5-Sای که در 6ماه اخیر راه حل های بهتری برای مسائل ارائه داده است پاداش میگیرد وهر عضو نیز گواهی دریافت میکند که این سیاست برای بهبود مستمر روابط اثربخش تر بوده است.
تجزیه وتحلیل عملکرد گروه های5-S در شرکتGrind well-Norton:
در سه برنامه شرکتGrind well-Norton نه تیم 5-S وجود دارد. جمع آوری داده ها اولین مرحله فعالیت مطالعه حسابداری مالی مورد استفاده 5-Sدر شرکتGrind well-Norton است.در ابتدا داده های مربوط به یک گروه5-S که Diamondنامیده میشود از یادداشتهای گذشته و توسط مذاکره پشتیبان های5-S و اعضای گروه جمع آوری میشود.سپس روش شناسی برای تبدیل منافع نامشهود به ارزش پولی بین پشتیبان ها ورهبر گروه واعضا روشن میشود.جزئیات مربوط به هزینه های اداره برنامه5-S از یادداستهای نگهداری شده پشتیبان های5-S جمع آوری میشودبرای مثال هزینه مربوط اداره یک برنامه اطلاع رسانی شامل: اقدام وشروع به برنامه5-S,مشاوران پرداخت دستمزد,مدیریت عرضه و...است.هزینه های مربوط به اداره جلسات بر پبیه پرداخت دستمزد به اعضا ورهبر گروه محاسبه میشود.
تمام جزئیات مخارج باقی مانده توسط مذاکره اعضای گروه جمع آوری میشود.بعد از جمع اوری داده ها برای ارزیابی عملکرد گروهDiamond با همان روش مابقی داده ها از 8گروه باقی مانده جمع آوری میشود.داده های ناملموس جمع آوری شده به ارزشهای مالی تبدیل شده و در دفتر کل قرار داده میشود.سپس ترازآزمایشی مربوط به تمام گروه ایجاد شده ومحاسبه سود وزیان وترازنامه های مربوط به عملیات هریک از9گروه5-Sصورت میگیرد.
برای مثال صورت سودوزیان وترازنامه گروهDiamondنشان داده شده است.
تجزیه وتحلیل:
اسناد حسابداری در این شکل این نتایج وتجزیه وتحلیل را بدست می آوریم.
با توجه به صورت سودوزیان مجموع هزینه های جاری برای اداره فعالیتهای سرگروه 5-S 13,426INR بوده است.هزینه ساعت/نفر صرف شده برای این منظور339INRاست. پشتیبان به پیداکردن دلایلی برای هزینه بالای جاری اتفاق افتاده در طی فعالیت های اداره گروه5-S نیاز است بپردازد.
با توجه صورت سودوزیان درآمد حداکثر29,634,69INR در طی خود انضباطی وفعالیت هریک از اعضا بدست آمده است.با وجود این درآمد حاصل از نوآوری اعضا به نسبت خیلی پایین است.پشتیبان مجبور است دلایل این درآمد پایین را رسیدگی وبررسی کند.
با توجه به ترازنامه دارایی کارکنان با کدM6 (9,753.37 INR) بالاترین ارزش را دارد وپایین ترین ارزش هم مربوط به کدM8 به ارزش6,270.75.INR است.
با مشاهده ترازنامه دیده میشود که مدیریت در سرمایه گذاری به میزان 2906.25INRوایجاد یک سیستم فعال برای فعالیتهای گروه5-S مساعدت وهمکاری کرده است.
با توجه به ترازنامه و صورت سودوزیان ,مشاهده میشود که اداره سرگروهDiamond تیم5-S ارزشی برابربا50,195.06INR ایجاد میکند که این مقدار شامل ارزشهای مشهود وغیر مشهود است.
با شمارش ومحاسبات در قسمت بالا,ادره سرگروهDiamondگروه های 5-s نیاز به همکاری ومساعدت بیشتری از جانب مدیریت در زمینه سرمایه گذاری دارد.درکلQCFAS بعنوان ابزار قدرتمند در محاسبه سود وزیان وترازنامه برای ارزیابی عملکرد گروه5-S یافت شد.بیان استنتاج بوسیله تهیه صورتهای حسابداری مالی میتواند برای بکارگیری فعالیتهای درستی مورداستفاده قرارگیرد بطوریکه عوامل مخالف برای پیاده سازی5-S کاهش یابد.
معتبرسازی:
مدل QCFASشامل مقیاس منطقی همراه ارزشهای مطلق است.این ارزشهای مطلق می بایست توسط یک مطالعه معتبر سازی تأیید گردد.به منظور پشتیبان 5-S در شرکت Grind well-Norton توسط مستندات حسابداری مالی آماده شده برای تمام 9گروه 5-S مطالعه درستی داشته باشد.تا زمانیکه فردی دانش صورتهای حسابداری مالی ناقصی داشته باشد,نمی تواند صورتهای مالی را بخوبی درک کند. بنابراین با استفاده از ابزارهای متعدد میتوان در تجزیه وتحلیل صورتهای مالی تا حد امکان از اشتباه دوری جست. بطور فرض میتوان درآمدهای گروه5-S را وارد محیط اکسل کرد وتوسط نمودار درآمد هریک از تیم های 5-S به بسط نتایج پرداخت.بطور نمونه در شکلزیر نمودارهای 5-S نشان داده شده است.اما این نمودار نمیتواند پشتیبان 5-Sرا از جنبه های حسابداری مالی گروه مطلع کند.
نتیجه گیری و پیشنهادات:
تجلی مدیریت کیفیت جامع از تکامل تدریجی انقلاب وتغییر بسیاری از تکنیک ها واصول منتج میشود.2نوع از این تکامل تکنیک ها واصول چرخه کیفیت و5-S است. این دو جنبه سازمانها را در انباشت مزایا وسود نامشهود(ناملموس) در میزان بالا کمک میکند.در حالیکه سیستم های حسابداری ملموس,مدیریت ارشد,مدیریت ارشد عملیاتی واجرایی به ندرت توانایی تصورکردن اثرات مالی5-S وچرخه کیفیت را دارند.در این مقاله به انجام آزمودن ومشاهدهQCFAS برای حسابداری مالی گروه های 5-S پرداخته شد.داده های عملکردی گروه های5-S از شرکت Grind well-Norton جمع آوری شد. این داده ها در QCFAS جایگزین شدند و صورتهای مالی توسعه پیدا کرد.
مفهوم5-S شیوه بکاربردن مکانیزمی در سطح جهان شامل چرخه کیفیت را عنوان میکند.بنابراین بکارگیریQCFAS برای حسابداری مالی 5-S یک مقیاس قدرت خواهد بود.ابن ادعا در عمل نیز معتبر یافت شد زیرا پیاده سازی یافته های گزارش شده در این مقاله تصدیق QCFAS را در حسابداری مالی گروه های5-S وتجزیه وتحلیل آنرا نشان میدهد.در حالیکه پیاده سازی یافته های این مقاله تنهااز یک شرکت تولیدی بین المللی بدست آمده است نمی توان به سایر سازمانها تعمیم داد .در انتها مرجع برای مطالعات بیشتر ارئه شده است.
پیاده سازی5-S در طی سالهای 1980 توسط Osadaتوسعه پیدا کرد که این خود در میان پیشکسوتان مدیریت کیفیت جامع برای سالهای زیادی رایج بود. در ژاپن 5-S به این ترتیب معنا شده است:Seiri,Seiton,Seisu,Seiketsu,shitsuki اما نویسندگانی مثل Eochaو Warwood معادل انگلیسی 5-S را بعنوان :اصلاح,شمارش,تصدیق,تطابق وبکارگیری ارقام معنا کرده اند.
بر خلاف این تفاوتهای ظاهری در معنا بین هردوی اینها معنای متعادلی وجود دارد.برای مثال زمانیکهTQM بعنوان یک معیار از کتابخانه Emerald جستجو میشود حدودأ 4157مقاله به نمایش درمی آید وزمانیکه 5-S جستجو میشود تنها 54 مقاله پیدا میشود.
یکی از دلایل ضعف استفاده 5-S این است که عملیات و پیاده سازی آن با هیچ مکانیسمی قابل اندازه گیری نیست.اگرچه Eocha سیستم رسیدگی فعالیت 5-S را توسعه داد اما خروجی های آن قابل مشاهده با ارزشهای پولی نبودند.اجرای یک مدل این فرض را قابل قبول میکند که ارزشها جمع آوری میشوند و این برای موارد مشابه قابل تعمیم است. برای مثال 6Sigma عوامل واثرات مالی زیادی را به میان می آورد.
برای اندازه گیری عملکرد5-S یک ابزار سیستمی حسابداری مالی نیاز است که علاوه بر این سیستمهای عرضی که توسط پیشکسوتان حسابداری مالی مورد استفاده قرار میگیرد نمیتواند بر این موضوع فائق بیاید.در حالیکه اکثریت ورودی ها و خروجی های برنامه 5-S عموما نامشهود هستند سیستمهای حسابداری مالی معمول امکان توصیف آنرا ندارند.
بر طبق این این مقاله اهداف زیر را دنبال میکند:
1)شناسایی یک سیستم برای حسابداری مالی مسائل5-S
2)ایجاد یک ارتباط میان 5-S وبرنامه هایی مانند چرخه کیفیت و..
3)آزمودن یک سیستم حسابداری مالی برای ازریابی عملکرد تیمهای 5-S
روش شناسی:
روش شناسی که برای دستیابی به اهداف این مقاله انتخاب شده است در این بخش توصیف شده است.یک بازنگری یافته های ادبیات تحقیق موجود ارتباطی بین 5-Sوچرخه کیفیت ایجاد کرده است.دلیل این ارتباط ایجاد انبساطی برای سیستم حسابداری مالی چرخه کیفیت است که این راهی برای حسابداری مالی 5-S بوجود می آورد.در طی این مقاله داده های مربوط و مناسب برای عملکرد گروه های 5-S جمع آوری شده اند.این داده ها در سیستم حسابداری مالی چرخه کیفیت برای توسعه صورتهای حسابداری مالی جایگزین میشود.این صورتهای مالی بوسیله ارزش درآمد کسب شده نامشهود توسط سازمان و برنامه های 5-S تهیه میشوند.صورتهای مالی ارائه شده , یک پشتیبان برای برنامه 5S هستند ودرباره QCFASاستنباط شده بیان میشوند. این اظهارات در ارتباط با بکارگیریQCFAS برای ارزیابی عملکرد 5-S پیش برده میشوند.
مروری بر ادبیات تحقیق:
بطور خلاصه مفهوم 5-S شامل اجرای مراحل بهبود مستمر در سیستم حسابداری سازمان است. فرموله سازی علمی 5-S اولین بار توسط Osada پایه گذاری شد و بعدها در شرکتهای ژاپنی مورد محبوبیت عامه قرار گرفت. محققانی که در مورد پیاده سازی بهبود مستمر مثلTQMوTPM(نگهداشت بهره وری کل) مطالعاتی انجام داده اند,به این موضوع دست یافته اند که این برنامه ها بصورت ضمنی وصریح اصول 5-S را دربردارد. برای مثال E hEocha با دقت اشاره کرده است که اصول 5_S در تمام کلوزهای Iso9001.2000 وجود دارد.این توافقات مراحل اجرای پیاده سازی 5-S را در سازمان ها در اختیار قرار میدهند.بطور ویژه وخاص این توافقات یک برنامه 5-S توسط شکل گیری گروه ها,رهبران گروه, پشتیبانان پایه ریزی میکند. این پشتیبانان برنامه 5-S را در پی این قدمها پیاده میکنند:
1) فراهم آوردن کمیته مدیریت ارشد
2) تعلیم وآموزش همه جانبه درباره 5-S
3) طراحی یک تیم کاری مترقی
4) حفاظت از مدارک وسوابق
5) بهره مندی از توالی 5-S برای پیاده سازی
6) ارزیابی عملکرد5-S
7) تعبیه راههایی برای به روزرسانی
ترکیب قدرت 5-S:
در طی 4دهه اخیر کل جهان سیر تکاملی وتحولی مثلQCsوTQM ,مهندسی مجدد کسب وکار وسیستم بهنگام را تجربه کرده است.بسیاری از موارد بعنوان استراتژی های ساخت و تولید در سطح کلان مورد توجه قرار گرفته اند. بهر حال در شکست رسیدن به اهداف مورد نظر این ابزارهای مالی گردهم می آیند وهمین موضوع ناشی از ناسازگاری میان آنهاست.امروزه محققان با استفاده از سیستم ISOثابت کرده اند که5-S برای ترکیب استراتژی های تولید تواناست وهمین امر بر این نقص چیره شده است.
منافع,موانع و ضروریات 5-S:
تحقیقات گذشته منافع پیاده سازی 5-S را بخوبی موانع آن گزارش کرده اند.ادبیات تحقیق نشان میدهد که نظارت و ارزیابی برنامه ودستورکار5-S یک وقفه منظم و معین برای ادامه و بهبود اجرای آن ایجاد می کند.
ارتباط 5-S با نمونه های مدرن:
5-S بعنوان یک اساس برای تولید بهنگام ونتایجTQM در
یک مطالعه موردی یافت شد.(1999)
ادغام TQM-JITتوسط 5-S
5-S یک اساس برای موفقیت اداره چرخه کیفیت است.
(1999-1997)
5-S,QCs
5-S بعنوان مقدمه ای برای برنامه اجرای نگهداشت بهره وری
کل حاصل شد.(2004) 5-S و نگهداشت بهره وری کل
5-S بعنوان اساس کاربردی در سازمان استاندارد بین المللی
یافت شد.(2004)
5-S و ISO9000-9001
گرفتن گواهی استاندارد سازی برای5-S بسیار آسان است.
زیرا 5-S در سازمان بی عیب جا افتاده است.
5-S و ISO14000-14001
5-Sبعنوان عامل بالقوه برای بهبود مدیریت صنعتی ادعا شده است.(1998)
5-S و مدیریت صنعتی
موفقیت 5-S بستگی به فرهنگ ارتباطات و نگرش کارکنان سازمان دارد.فقدان ارتباطات خوب منجر به کاهش انگیزه ودر نتیجه عملکرد ضعیفی از طرف کارکنان میشود.برای اطمینان از ایجاد ارتباطات خوب در یک سازمان باید برنامه اجرای آن را مشخص ومتمایز کرد.این امر در صورتی شدنی ست که یک سیستم اندازه گیری عملکرد مناسب برای رسیدن به هدف بکار گرفته شود.بر طبق گزارش تحقیقی از O hEochaوHo هیچ چیزی مبنی بر سیستم اندازه گیری عملکرد برای 5-S یافت نشده است.از میان نتایج کسب شده از شرکتهایی که از 5-S استفاده میکنند علت عدم استفاده بعضی سازمانها از 5-S سرمایه گذلری سنگینی ست که برای اجرای این سیستم سازمان متحمل میشود.
منافع و مزایای 5-S:
اصلاح و بهبود مشکلات ومسائل بین کارکنان و تمام شریکان
بازیابی سریع تمام ارقام
بهتر اداره کردن سازمان
کاهش مواد باطله و زائد
جلوگیری از بروز مشکلات
ایمنی مواد وموجودی انبار کالا
رهبری هزینه وزمان
کاهش خطرات محیطی
جریان کار روان
صرفه جویی در وقت
فعالیت مؤثر در طی کار گروهی
ارتقا وبهبود ارتباطات
امنیت محیط کاری
بهبود کیفیت و اثربخشی کارآیی
صحت ودرستی موجودی انبار و تولیدات
تغییرات فرهنگی ورفتاری
بهبود مشهود
اطلاع وآگاهی از مشتریان
روشمند وقانونی بودن
موانع5-S:
ساختار مدیریت--نقصان درک کنترل توسط مدیریت--فقدان برنامه ریزی--محدودیت منابع--فضا ومحیط کاری--ارتباطات ضعیف--فقدان بازخورد--نگرش کارکنان--برخوردهای شخصی در محل کار--فقدان شناسایی و تشخیص--روحیه اخلاقی پایین--انگیزه پایین
اگرچه بسیاری از تحقیقات نشان داده است که گنجایش ظرفیت 5-Sمنافعی را برای موفقیت کسب وکار ایجاد میکند اماهیچ کدام روشی را برای ارزیابی عملکرد سازمان امتحان نکرده اند.از زمانیکه پول بعنوان منبع قدرت یافت شد؛مخالفتها و بی میلی برای پیاده سازی5-S همراه شد.چون امکان ارزیابی,اندازه گیری وگزارش گیری آثار آن وجود نداشت.در این مقاله QCFAS ابزاری برای اندازه گیری فعالیتهای 5-S معرفی شده است.چنانچه پیشتر تذکر داده شد QCFASبعنوان تنها سیستم حسابداری مالی برای 5-S و رابط میان چرخه کیفیت و 5-S معرفی می شود.ویژگی منحصر به فرد QCFAS توانایی تبدیل مدلها از فعالیتهای نا مشهود حسابداری مالی به مشهود است.
ارزیابی عملکرد مشهود و نامشهود گروه های 5-S:
بر طبق توصیف عملکرد 5-S بواسطه صورتهای مالی,نیاز به شناسایی هزینه و درآمد مربوط به برنامه حس میشود.ویژگی های هزینه ها ودرآمدهای 5-S هم بصورت مشهود وهم نامشهود هستند.یک تحقیق دقیق از مراحل پیاده سازی قدم به قدم 5-S بنام( ویژگی ها وپیاده سازی) هزینه گروه های 5-S را روشن ساخته است که شامل: هزینه اجاره بهای مکان جلسات سازمان ,نیروبخشی وتازه سازی روحیه افراد,آزمایشات پیاده سازی,هزینه تهیه گزارشات,عرضه مواد, هزینه پاداش وکالاها و مواد مصرفی است.بطوریکه بسیاری از این هزینه های مشهود بصورت نامشهود آشکار میشوند اهل فن در اجرای 5-S وحسابداری مالی میزان آنان را محاسبه میکنند. در حقیقت با انجام فعالیتهای 5-S واداره میزان جلسات هزینه های مشهود میتوانند افزایش چشمگیری در پایان سال مالی داشته باشند.هزینه های نامشهود شامل: بهره وری از ساعات خدمت رسانی کارکنان,زیان ضایعات ,اختلال فیزیکی مانندقطع خدمات قابل پرداخت به کارکنان هستند. درآمدهای نامشهود شامل: تولید ایده و بالا بردن انگیزه,جدیت و اشتیاق کارکنان,فرهنگ کاری کارکنان, ارتباطات کارکنان, نگرش مثبت وسطح آگاهی کارمندان, توانایی تصمیم گیری وخلاقیت آنان,کارگروهی وخود مقرراتی بودن کارمندان است.
5-Sدر شرکت (واحد) Grind well-Norton:
در شرکت بین المللی اروپایی بنام(Saint Goblin)مطالعاتی در مورد استفاده QCFAS برای حسابداری مالی گروه های 5-Sانجام شده است.محصولات این شرکت شیشه الات,سرامیک وفیبرهای نوری است که اداره اصلی این بخشها در یکی از واحدهای شرکت در محلی بنام بنگالر در هند صورت میگیرد که نام این واحد(Grind well-Norton) است.این بخش بزرگترین رهبر بازار و تولید فیبرهای شیشه ای نوری در جهان است.این واحد برای اداره اثر بخش از 3برنامه بنام: طراحی وساخت روکش دیسک,برنامه بافت و تولید فیبرها و برنامه فوق العاده ساخت استفاده میکند. در مقابل 5% صادرات این محصولات به اروپا,آفریقا وآمریکا حدود95% در خود هند فروخته میشود واز طریق توزیع وخرده فروشی به سایر نقاط صادر میشود. در مقابل کیفیت برتر جهانی, در پیاده سازی وعملیات این واحد ابزارآلات با کیفیت ومتنوعی بکار گرفته شده است.
در ابتدا (1995) 5-S از برنامه کیفیت بنامIMPACT به معنی بهبود در طی فعالیت یا بهبود مستمر پیروی میکرد وسپس پیرو 6سیگما شد.ساختار سازمانی Grind well-Nortonشامل: مدیر, پشتیبان,کارمندان مسؤل,ناظر,رهبر گروه و اعضای گروه است.هر یک از اعضا مسؤلیت ومقررات خاصی برای رسیدن به اهداف سازمان دارند.پشتیبان مسؤلیت نظارت و ارزیابی برنامه های 5-S را دارد.کارکنان مسؤل کمک به پشتیبان ها برای اداره برنامه 5-S هستند.ناظر تولیدات ونگهداری بخشها, کارکنان را در انجام وظایف مساعدت میکنند.رهبران گروه مسؤلیت تعلیم و آموزش اعضای گروه و انجام درست کارها را دارند.
برای بهبود رابطه دوستی در گروه و رابطه ی رئیس و مرئوسی این شرکت از یکسری عملیاتها پیروی میکرده است.هر روز قبل از شروع هر تغییری,هر عضو گروه صرفنظر از پست ودرجه خود قسمتی از تعهدات گروه5-S را بر عهده میگیرد که این حرکت به بالابردن روحیه کارگروهی وبهبود روابط فردی کمک میکند.دوره فعالیت 10دقیقه ای ست که هر عضو گروه5-S آن بخشی از محل کار که مختص اوست را نظافت و تمیز میکند.بعد از این عمل کار عادی شروع میشود شرکت دیگری بنامBKWروابط بین فردی بهتری در محیط کار ایجاد کرده است.در پایان روز کاری,گروه5-Sای که در 6ماه اخیر راه حل های بهتری برای مسائل ارائه داده است پاداش میگیرد وهر عضو نیز گواهی دریافت میکند که این سیاست برای بهبود مستمر روابط اثربخش تر بوده است.
تجزیه وتحلیل عملکرد گروه های5-S در شرکتGrind well-Norton:
در سه برنامه شرکتGrind well-Norton نه تیم 5-S وجود دارد. جمع آوری داده ها اولین مرحله فعالیت مطالعه حسابداری مالی مورد استفاده 5-Sدر شرکتGrind well-Norton است.در ابتدا داده های مربوط به یک گروه5-S که Diamondنامیده میشود از یادداشتهای گذشته و توسط مذاکره پشتیبان های5-S و اعضای گروه جمع آوری میشود.سپس روش شناسی برای تبدیل منافع نامشهود به ارزش پولی بین پشتیبان ها ورهبر گروه واعضا روشن میشود.جزئیات مربوط به هزینه های اداره برنامه5-S از یادداستهای نگهداری شده پشتیبان های5-S جمع آوری میشودبرای مثال هزینه مربوط اداره یک برنامه اطلاع رسانی شامل: اقدام وشروع به برنامه5-S,مشاوران پرداخت دستمزد,مدیریت عرضه و...است.هزینه های مربوط به اداره جلسات بر پبیه پرداخت دستمزد به اعضا ورهبر گروه محاسبه میشود.
تمام جزئیات مخارج باقی مانده توسط مذاکره اعضای گروه جمع آوری میشود.بعد از جمع اوری داده ها برای ارزیابی عملکرد گروهDiamond با همان روش مابقی داده ها از 8گروه باقی مانده جمع آوری میشود.داده های ناملموس جمع آوری شده به ارزشهای مالی تبدیل شده و در دفتر کل قرار داده میشود.سپس ترازآزمایشی مربوط به تمام گروه ایجاد شده ومحاسبه سود وزیان وترازنامه های مربوط به عملیات هریک از9گروه5-Sصورت میگیرد.
برای مثال صورت سودوزیان وترازنامه گروهDiamondنشان داده شده است.
تجزیه وتحلیل:
اسناد حسابداری در این شکل این نتایج وتجزیه وتحلیل را بدست می آوریم.
با توجه به صورت سودوزیان مجموع هزینه های جاری برای اداره فعالیتهای سرگروه 5-S 13,426INR بوده است.هزینه ساعت/نفر صرف شده برای این منظور339INRاست. پشتیبان به پیداکردن دلایلی برای هزینه بالای جاری اتفاق افتاده در طی فعالیت های اداره گروه5-S نیاز است بپردازد.
با توجه صورت سودوزیان درآمد حداکثر29,634,69INR در طی خود انضباطی وفعالیت هریک از اعضا بدست آمده است.با وجود این درآمد حاصل از نوآوری اعضا به نسبت خیلی پایین است.پشتیبان مجبور است دلایل این درآمد پایین را رسیدگی وبررسی کند.
با توجه به ترازنامه دارایی کارکنان با کدM6 (9,753.37 INR) بالاترین ارزش را دارد وپایین ترین ارزش هم مربوط به کدM8 به ارزش6,270.75.INR است.
با مشاهده ترازنامه دیده میشود که مدیریت در سرمایه گذاری به میزان 2906.25INRوایجاد یک سیستم فعال برای فعالیتهای گروه5-S مساعدت وهمکاری کرده است.
با توجه به ترازنامه و صورت سودوزیان ,مشاهده میشود که اداره سرگروهDiamond تیم5-S ارزشی برابربا50,195.06INR ایجاد میکند که این مقدار شامل ارزشهای مشهود وغیر مشهود است.
با شمارش ومحاسبات در قسمت بالا,ادره سرگروهDiamondگروه های 5-s نیاز به همکاری ومساعدت بیشتری از جانب مدیریت در زمینه سرمایه گذاری دارد.درکلQCFAS بعنوان ابزار قدرتمند در محاسبه سود وزیان وترازنامه برای ارزیابی عملکرد گروه5-S یافت شد.بیان استنتاج بوسیله تهیه صورتهای حسابداری مالی میتواند برای بکارگیری فعالیتهای درستی مورداستفاده قرارگیرد بطوریکه عوامل مخالف برای پیاده سازی5-S کاهش یابد.
معتبرسازی:
مدل QCFASشامل مقیاس منطقی همراه ارزشهای مطلق است.این ارزشهای مطلق می بایست توسط یک مطالعه معتبر سازی تأیید گردد.به منظور پشتیبان 5-S در شرکت Grind well-Norton توسط مستندات حسابداری مالی آماده شده برای تمام 9گروه 5-S مطالعه درستی داشته باشد.تا زمانیکه فردی دانش صورتهای حسابداری مالی ناقصی داشته باشد,نمی تواند صورتهای مالی را بخوبی درک کند. بنابراین با استفاده از ابزارهای متعدد میتوان در تجزیه وتحلیل صورتهای مالی تا حد امکان از اشتباه دوری جست. بطور فرض میتوان درآمدهای گروه5-S را وارد محیط اکسل کرد وتوسط نمودار درآمد هریک از تیم های 5-S به بسط نتایج پرداخت.بطور نمونه در شکلزیر نمودارهای 5-S نشان داده شده است.اما این نمودار نمیتواند پشتیبان 5-Sرا از جنبه های حسابداری مالی گروه مطلع کند.
نتیجه گیری و پیشنهادات:
تجلی مدیریت کیفیت جامع از تکامل تدریجی انقلاب وتغییر بسیاری از تکنیک ها واصول منتج میشود.2نوع از این تکامل تکنیک ها واصول چرخه کیفیت و5-S است. این دو جنبه سازمانها را در انباشت مزایا وسود نامشهود(ناملموس) در میزان بالا کمک میکند.در حالیکه سیستم های حسابداری ملموس,مدیریت ارشد,مدیریت ارشد عملیاتی واجرایی به ندرت توانایی تصورکردن اثرات مالی5-S وچرخه کیفیت را دارند.در این مقاله به انجام آزمودن ومشاهدهQCFAS برای حسابداری مالی گروه های 5-S پرداخته شد.داده های عملکردی گروه های5-S از شرکت Grind well-Norton جمع آوری شد. این داده ها در QCFAS جایگزین شدند و صورتهای مالی توسعه پیدا کرد.
مفهوم5-S شیوه بکاربردن مکانیزمی در سطح جهان شامل چرخه کیفیت را عنوان میکند.بنابراین بکارگیریQCFAS برای حسابداری مالی 5-S یک مقیاس قدرت خواهد بود.ابن ادعا در عمل نیز معتبر یافت شد زیرا پیاده سازی یافته های گزارش شده در این مقاله تصدیق QCFAS را در حسابداری مالی گروه های5-S وتجزیه وتحلیل آنرا نشان میدهد.در حالیکه پیاده سازی یافته های این مقاله تنهااز یک شرکت تولیدی بین المللی بدست آمده است نمی توان به سایر سازمانها تعمیم داد .در انتها مرجع برای مطالعات بیشتر ارئه شده است.
