روز نگه داشتن روشهاي انجام كار و بهينه كردن آنهاست.
درحقيقت سازمانها به عنوان سيستمهاي باز بطور دائم درتعامل با محيط قراردارند و اين تعامل با محيط به حدي مهم و حياتي است كه دليل وجودي سازمانها را محيط پيرامونشان تعيين كرده و به آنها فلسفه وجودي مي دهد. ازسوي ديگر، محيط فراروي سازمانها، محيطي متغير و درحال تحول شديد است.
به طوري كه بازنگري درتمامي ابعاد سازماني ازقبيل: ساختار، اهداف وظايف مجموعه قوانين و مقررات، شيوه هاي مديريتي و سيستمها و روشهاي انجام كار و... را اجتناب ناپذير مي كند وفراتر از آن، ضرورت و اهميت اين بازنگري به حدي مهم است كه سازمانها ناگزيرند اين مقوله را دائمي تلقي كرده و با شناخت و تجزيه و تحليل مقتضيات تغييرات جديد، پارامترهاي دروني خود را با آن تطبيق داده و از فرصتهاي به وجودآمده نهايت استفاده را ببرند و آثار منفي تهديدات محيطي را به كمترين حد خود برسانند. تنها دراين صورت است كه ويژگي مهم و حياتي «پويايي» را مي توان به يك سازمان نسبت داد. سازمانهايي كه از اين ويژگي بي بهره بوده و يا ازكمترين حد آن برخوردارند به يك سيستم منفعل تبديل و طي يك دوره زماني به تدريج فرسوده و نهايتاً كارآيي و فلسفه وجودي خود را بطوركامل ازدست خواهندداد.
يكي ازمهمترين جنبه هاي پويايي يك سازمان، بررسي و تجزيه و تحليل مداوم سيستمها و روشهاي انجام كار است تا ضمن شناسايي و رفع مشكلات و نارساييهاي موجود از انديشه هاي نو و راهكارهاي جديد بهره ببرد. به منظور دستيابي به اهدافي ازقبيل كاهش هزينه هاي سازمان ـ پويايي سازمان و... بازنگري در روشهاي كاري موجود ضروري است. به عبارت ديگر، بررسي و تلاش هدفمند و برنامه دار درجهت بهبود و اصلاح روشهاي كاري از اهم امور محسوب مي شود.
معاون رئيس جمهوري و رئيس سازمان مديريت و برنامه ريزي معتقداست كه فراهم آوردن شرايط مناسب براي اصلاح ساختار و نيز اجماع مردم وصاحبنظران و دستيابي به عزم ملي، ضرورتي جدي درموضوع تحول اداري است.
به نظر نگارنده اولين ويژگي تحول، واقع نگري مديران است و ابزارهاي تحول نيز «آموزش ـ مشاوره و تحقيق» هستند.
اگر مديريت را برخورداربودن از «توان ـ دانش ـ بينش و روش» بدانيم مي توان مديريت تحول را «تشخيص ناكارآمدي شرايط حال و بازنگري در شرايط آينده» تعريف كرد. با اين تعريف از مديريت تحول، مديراني كه تمايل به تحول اداري در سازمان و يا اداره تحت سرپرستي خوددارند بايد با برنامه ريزي و اجراي دقيق ـ داشتن روحيه تحقيق و نوآوري، داشتن رويكرد به آينده ، رقابت، صداقت، مشورت و نظرخواهي (الگوشناسي) شناسايي واكنش هاي احتمالي، بردباري و انعطاف پذيري، آموزش و انگيزش دراين عرصه گام بردارند.
اولويتهاي راهبرد تحول اداري
۱ـ منطقي كردن حجم سازمان.
۲ـ آموزش و بهسازي نيروي انساني
۳ـ تكريم مردم و رضايتمندي ارباب رجوع.
۴ـ بهينه سازي سيستمها و روشهاي انجام كار.
۵ـ ارزيابي عملكرد مديريت و بهبود آن.
۶ـ توسعه اتوماسيون اداري و فن آوري اطلاعات.
۷ـ ارتقاي سطح سلامت نظام اداري.
درصورتي كه دريك سازمان و اداره روش و نوع مديريت برپايه موارد ذيل باشد ضرورت تحول درآن سازمان احساس مي شود:
۱ـ عدم توجه كافي به وظايف اصلي سازمان.
۲ـ توجه به برنامه هاي عملياتي كوتاه مدت به جاي برنامه هاي راهبردي بلندمدت.
۳ـ توجه به ابعادكمي منابع انساني به جاي ابعاد كيفي آنها.
۴ـ عدم احساس مسؤوليت در قبال پاسخگويي در برابر مردم.
۵ ـ كاهش منابع مالي.
۶ـ مرتبط نبودن فعاليتهاي تحقيقاتي سازمان با نيازها و اهداف سازماني.
۷ـ عدم انگيزه كارشناسان و متخصصين در همكاري مستمر و رسمي با سازمان.
۸ـ ناكارآمدي مديريت فعلي.
وظايف كارشناسان بهبود روشها و سيستمها
۱ـ طراحي وتدوين برنامه هاي لازم جهت بررسي و برآورد وضعيت موجود و بهسازي روشهاي مورد عمل متناسب با وظايف و مأموريتها.
۲ـ ايجاد زمينه اجرايي مطلوب براي بررسي و اصلاح روشها.
۳ـ جمع آوري و تدوين روشهاي «اختصاي ـ مشترك و عمومي انجام كار» وارائه پيشنهادات
اصلاحي
«با انجام وظايف فوق مي توان به اهداف ذيل در زمينه تحول اداري دست يافت.
۱ـ تقسيم صحيح و منطقي كار درميان كاركنان.
۲ـ استقرار مناسب ترين روشها و شيوه هاي انجام كار.
۳ـ افزايش كارايي سازمان و كاهش هزينه هاي عملياتي و نيروي انساني.
۴ـ كوتاه ساختن زمان انجام كار و صرفه جويي در وقت مديران.
۵ـ تهيه اطلاعات صحيح و به موقع براي مديران به منظور اتخاذ تصميم مناسب.
در زندگي انسانهاي موفق ۴ عامل وجود دارد كه عبارتند از: تلقين ـ تمرين ـ تدبير و تغيير و مديريت آينده مبتني بر رفتارهاي ابزاري .
«سرعت ـ سهولت ـ صحت و دقت ( رفتاري) و كيفيت قيمت و خدمت ( ابزاري)»
مديريت تحول نيازمند مديران مشكل شناس ـ مشكل گشا و جامع نگر (سيستمي و استراتژيك) است كه در صورت حمايت جدي مديران ارشد از مديران اجرايي و عملياتي و موارد ياد شده مي توان به تحول اداري و رشد مديريت تحول در سازمانها اميدوار شد.
درحقيقت سازمانها به عنوان سيستمهاي باز بطور دائم درتعامل با محيط قراردارند و اين تعامل با محيط به حدي مهم و حياتي است كه دليل وجودي سازمانها را محيط پيرامونشان تعيين كرده و به آنها فلسفه وجودي مي دهد. ازسوي ديگر، محيط فراروي سازمانها، محيطي متغير و درحال تحول شديد است.
به طوري كه بازنگري درتمامي ابعاد سازماني ازقبيل: ساختار، اهداف وظايف مجموعه قوانين و مقررات، شيوه هاي مديريتي و سيستمها و روشهاي انجام كار و... را اجتناب ناپذير مي كند وفراتر از آن، ضرورت و اهميت اين بازنگري به حدي مهم است كه سازمانها ناگزيرند اين مقوله را دائمي تلقي كرده و با شناخت و تجزيه و تحليل مقتضيات تغييرات جديد، پارامترهاي دروني خود را با آن تطبيق داده و از فرصتهاي به وجودآمده نهايت استفاده را ببرند و آثار منفي تهديدات محيطي را به كمترين حد خود برسانند. تنها دراين صورت است كه ويژگي مهم و حياتي «پويايي» را مي توان به يك سازمان نسبت داد. سازمانهايي كه از اين ويژگي بي بهره بوده و يا ازكمترين حد آن برخوردارند به يك سيستم منفعل تبديل و طي يك دوره زماني به تدريج فرسوده و نهايتاً كارآيي و فلسفه وجودي خود را بطوركامل ازدست خواهندداد.
يكي ازمهمترين جنبه هاي پويايي يك سازمان، بررسي و تجزيه و تحليل مداوم سيستمها و روشهاي انجام كار است تا ضمن شناسايي و رفع مشكلات و نارساييهاي موجود از انديشه هاي نو و راهكارهاي جديد بهره ببرد. به منظور دستيابي به اهدافي ازقبيل كاهش هزينه هاي سازمان ـ پويايي سازمان و... بازنگري در روشهاي كاري موجود ضروري است. به عبارت ديگر، بررسي و تلاش هدفمند و برنامه دار درجهت بهبود و اصلاح روشهاي كاري از اهم امور محسوب مي شود.
معاون رئيس جمهوري و رئيس سازمان مديريت و برنامه ريزي معتقداست كه فراهم آوردن شرايط مناسب براي اصلاح ساختار و نيز اجماع مردم وصاحبنظران و دستيابي به عزم ملي، ضرورتي جدي درموضوع تحول اداري است.
به نظر نگارنده اولين ويژگي تحول، واقع نگري مديران است و ابزارهاي تحول نيز «آموزش ـ مشاوره و تحقيق» هستند.
اگر مديريت را برخورداربودن از «توان ـ دانش ـ بينش و روش» بدانيم مي توان مديريت تحول را «تشخيص ناكارآمدي شرايط حال و بازنگري در شرايط آينده» تعريف كرد. با اين تعريف از مديريت تحول، مديراني كه تمايل به تحول اداري در سازمان و يا اداره تحت سرپرستي خوددارند بايد با برنامه ريزي و اجراي دقيق ـ داشتن روحيه تحقيق و نوآوري، داشتن رويكرد به آينده ، رقابت، صداقت، مشورت و نظرخواهي (الگوشناسي) شناسايي واكنش هاي احتمالي، بردباري و انعطاف پذيري، آموزش و انگيزش دراين عرصه گام بردارند.
اولويتهاي راهبرد تحول اداري
۱ـ منطقي كردن حجم سازمان.
۲ـ آموزش و بهسازي نيروي انساني
۳ـ تكريم مردم و رضايتمندي ارباب رجوع.
۴ـ بهينه سازي سيستمها و روشهاي انجام كار.
۵ـ ارزيابي عملكرد مديريت و بهبود آن.
۶ـ توسعه اتوماسيون اداري و فن آوري اطلاعات.
۷ـ ارتقاي سطح سلامت نظام اداري.
درصورتي كه دريك سازمان و اداره روش و نوع مديريت برپايه موارد ذيل باشد ضرورت تحول درآن سازمان احساس مي شود:
۱ـ عدم توجه كافي به وظايف اصلي سازمان.
۲ـ توجه به برنامه هاي عملياتي كوتاه مدت به جاي برنامه هاي راهبردي بلندمدت.
۳ـ توجه به ابعادكمي منابع انساني به جاي ابعاد كيفي آنها.
۴ـ عدم احساس مسؤوليت در قبال پاسخگويي در برابر مردم.
۵ ـ كاهش منابع مالي.
۶ـ مرتبط نبودن فعاليتهاي تحقيقاتي سازمان با نيازها و اهداف سازماني.
۷ـ عدم انگيزه كارشناسان و متخصصين در همكاري مستمر و رسمي با سازمان.
۸ـ ناكارآمدي مديريت فعلي.
وظايف كارشناسان بهبود روشها و سيستمها
۱ـ طراحي وتدوين برنامه هاي لازم جهت بررسي و برآورد وضعيت موجود و بهسازي روشهاي مورد عمل متناسب با وظايف و مأموريتها.
۲ـ ايجاد زمينه اجرايي مطلوب براي بررسي و اصلاح روشها.
۳ـ جمع آوري و تدوين روشهاي «اختصاي ـ مشترك و عمومي انجام كار» وارائه پيشنهادات
اصلاحي
«با انجام وظايف فوق مي توان به اهداف ذيل در زمينه تحول اداري دست يافت.
۱ـ تقسيم صحيح و منطقي كار درميان كاركنان.
۲ـ استقرار مناسب ترين روشها و شيوه هاي انجام كار.
۳ـ افزايش كارايي سازمان و كاهش هزينه هاي عملياتي و نيروي انساني.
۴ـ كوتاه ساختن زمان انجام كار و صرفه جويي در وقت مديران.
۵ـ تهيه اطلاعات صحيح و به موقع براي مديران به منظور اتخاذ تصميم مناسب.
در زندگي انسانهاي موفق ۴ عامل وجود دارد كه عبارتند از: تلقين ـ تمرين ـ تدبير و تغيير و مديريت آينده مبتني بر رفتارهاي ابزاري .
«سرعت ـ سهولت ـ صحت و دقت ( رفتاري) و كيفيت قيمت و خدمت ( ابزاري)»
مديريت تحول نيازمند مديران مشكل شناس ـ مشكل گشا و جامع نگر (سيستمي و استراتژيك) است كه در صورت حمايت جدي مديران ارشد از مديران اجرايي و عملياتي و موارد ياد شده مي توان به تحول اداري و رشد مديريت تحول در سازمانها اميدوار شد.
