مقدمه:
توانایی مدیریت زمان بیشتر قابل توجه افرادی هست که در چند شرکت تجاری کوچک مشغول به فعالیت هستند و می خواهند از حد اکثر زمان ممکن استفاده کنند. ما در این مقاله قصد برآن داریم که 11 نکته از نکات مهم و عملی مدیریت زمان را برایتان بیان کنیم تا با استفاده از این نکات بتوانید زمان خود را به بهترین وجه مدیریت کنید و حد اکثر استفاده را از زمان موجود ببرید .
نکات کاربردی مدیریت زمان عبارتند از:
1)بدانید که مدیریت زمان یک دانش خودی است .
همان طور که می دانیم هر روز 24 ساعت است و این 24 ساعت ثابت است پس ما باید زمان خودمان را تنظیم کنیم . ما هرگز نمی توانیم این 24 ساعت را کم و زیاد کنیم اما می توانیم با برنامه ریزی صحیح و مناسب میزان استفاده خود را کم یا بیشتر کنیم . همگی این قدرت را داریم که خودمان را مدیریت کنیم و می توانیم کارهایی را که باید در طول 24 ساعت انجام دهیم را برنامه ریزی کنیم .
2) پیدا کنید که در کجا زمان هدر می رود .
ما نمی توانیم ادعا کنیم که کاملا" از زمان خود استفاده می کنیم، بلکه مقداری از زمان از دست ما هدر می رود که اگر بتوانیم این زمان را نیز کنترل کنیم، می توانیم برای این زمانی که با مدیریت زمان صرفه جو.یی کرده ایم برای کارهای گوناگون استفاده کنیم.
3) هدفهایی از مدیریت زمان را برای خود ایجاد کنند .
توجه کنید که تمرکز بر روی مدیریت زمان باعث می شود که اخلاق و رفتار شما عوض شود نه اینکه زمان را عوض می کند . اولین قدم در مدیریت زمان ، زمانی حاصل می شود که اوقاتی که هدر می دهید را از برنامه خود حذف کنید . اگر بتوانید زمانی را که هدر می دهید حذف کنید بدانید که اولین قدم در مدیریت زمان را برداشته اید .
4) یک طرح مدیریت زمان را الگو قرار دهید .
یک طرح در مدیریت زمان برای خود انتخاب کنید و در آن اهداف واضح و اولویتها ی خود را در آن بنویسید و بعدا"این اولویتها و هدفها را مرتب کنید و تنظیم وقت کنید واولویتهای غیر ضروری را حذف کنید . آنها یی که بلند مدت اند و آنهایی که کوتاه مدتند و زود بازده اند را مشخص کنید و به طور خلاصه، طرح شما باید تمامی ضوابط و اصولی راکه در مدیریت زمان مهم است را، دربرداشته باشد وطرح را طوری تهیه کنید تا ،دست یافتنی باشند تهیه یک جدول زمانی نباید به صورت انتزاعی و دور از ذهن باشند. هرگز از طرح جدول زمانی تقلید کورکورانه نکنید . مثلا" فرد X یک طرح مدیریت زمان دارد و شما از روی آن کپی برداری کنید .
الگو برداری کنید اما کپی برداری نکنید .
تهیه طرح باعث می شود که در طول اجرای برنامه خود دچار استرس و نگرانی نشوید.
5) از ابزارهای جانبی مدیریت زمان استفاده کنید .
از سخت افزارها و نرم افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت زمان، حتما" استفاده کنید . مثل Out look
این نرم افزار باعث می شود که شما بتوانید به راحتی تمام برنامه های خود را به طور روزانه ، هفتگی ، و یا ماهانه ، در آن وارد کنید و خیلی راحت بتوانید به برنامه هایتان برسید .
یکی از کارهایی که زمان بر است پاسخ دادن به نامه هایی با موضوع یکسان است این نرم افزارقادر است به طور اتوماتیک پاسخگویی به این نوع نامه ها را انجام دهد . وبه عنوان دستیار حرفه ای برای شما کار کند.
6) کارهای خود را اولویت بندی کنید .
اولویت بندی همان طور که گفته شد.برایتان مهم است . و باعث می شود اولین و آخرین اولویتهای برنامه ای و کاری خود را بدانید .
7) تفویض اختیار کنید .
همواره یاد بگیرید که کارهایتان را به دیگران تفویض اختیار کنید . هیچ وقت پیشتازی و تکروی نکنید . کارهایی را که دیگران قادر به انجام صحیح آن هستند به عهده آنها بگذارید و خودتان کارهای کلیدی را انجام دهید .
هیچ وقت فکر نکنید شما باید تمام کارها را انجام دهید.
8) کارهای تکراری را به دیگران واگذار کنید .
این بند در واقع ادامه بند هفت است هر چقدر کارها تکراری باشد، اینکه بتوان خیلی راحت به دیگران واگذار شود بیشتر است .
9) محدوده زمانی تعیین کنید .
بعضی از کارها هستند که بسیار وقت گیرو تکراری هستند. مثل پاسخ دادن به نامه ها و...
به همین دلیل روزانه حداکثریک ساعت برای پاسخ دادن به نامه ها و کارهای تکراری صرف کنید نه بیشتر.
10) مطمئن باشید که سیستم شما سازماندهی شده است .
اگر وقت زیادی را صرف بررسی فایلها ی کامپیوتری خود می کنید، از یک سیستم مدیریت فایل استفاده کنید . یک سیستم مدیریت فایل باعث می شود که شما بتوانید در مدت زمان کمتری ، دسترسی به اطلاعات زیادی داشته باشید .
همچنین با برنامه ریزی یک سیستم مدیریت فایل، شما می توانید فقط به اطلاعاتی که نیازبه دسترسی دارید ،دسترسی داشته باشید و خود را در میان انبوهی از نامه ها و اطلاعات در گیر نکنید .
11)وقت خود را با منتظر شدن بیهوده، هدر نکنید .
هم خودتان سر وقت حاضر شوید و هم از دیگران انتظار داشته باشید که سر وقت در قرار ملاقات حاضر شوند.مطمئن باشید که شما وقت اضافی برای هدر دادن در انتظارات بیهوده را ندارید .
مهم این نیست که در کدام قرار ملاقات هستید، مهم این است که سر وقت حاضر شوید .
نتیجه گیری:
با پیروی از اصول مدیریت زمان ،مهار زمان را می توانیم در اختیار بگیریم و بتوانیم خودرا هماهنگ سازیم و از دوباره کاریها و هدر دادن وقت طلایی خود که یکی از مهمترین سرمایه زندگی هر فرد می باشد جلوگیری کنیم .
مدیریت زمان کاری شدنی است، اما مستلزم تلاش و ممارست و تمرین مستمر است،که با کوشش و پیروی از اصول فوق الذکر بتوانید آنها را در زندگی روزمره خود به کارگیرید،واز وقت خود حداکثر استفاده را ببرید.
منابع و ماخذ:
1. How to manage our time by Red cliff, Feb2006.
2. Manage yourself by managing Time, David&Morton, 2005.
3. Excel team2007.
4. Small Business Canada2007
5. About.com about guide to management.
6. Personal Time Management. , 2006, Gerard M. Blair
محمدرضا –نوروزی
mr.noruzi@yahoo.com
توانایی مدیریت زمان بیشتر قابل توجه افرادی هست که در چند شرکت تجاری کوچک مشغول به فعالیت هستند و می خواهند از حد اکثر زمان ممکن استفاده کنند. ما در این مقاله قصد برآن داریم که 11 نکته از نکات مهم و عملی مدیریت زمان را برایتان بیان کنیم تا با استفاده از این نکات بتوانید زمان خود را به بهترین وجه مدیریت کنید و حد اکثر استفاده را از زمان موجود ببرید .
نکات کاربردی مدیریت زمان عبارتند از:
1)بدانید که مدیریت زمان یک دانش خودی است .
همان طور که می دانیم هر روز 24 ساعت است و این 24 ساعت ثابت است پس ما باید زمان خودمان را تنظیم کنیم . ما هرگز نمی توانیم این 24 ساعت را کم و زیاد کنیم اما می توانیم با برنامه ریزی صحیح و مناسب میزان استفاده خود را کم یا بیشتر کنیم . همگی این قدرت را داریم که خودمان را مدیریت کنیم و می توانیم کارهایی را که باید در طول 24 ساعت انجام دهیم را برنامه ریزی کنیم .
2) پیدا کنید که در کجا زمان هدر می رود .
ما نمی توانیم ادعا کنیم که کاملا" از زمان خود استفاده می کنیم، بلکه مقداری از زمان از دست ما هدر می رود که اگر بتوانیم این زمان را نیز کنترل کنیم، می توانیم برای این زمانی که با مدیریت زمان صرفه جو.یی کرده ایم برای کارهای گوناگون استفاده کنیم.
3) هدفهایی از مدیریت زمان را برای خود ایجاد کنند .
توجه کنید که تمرکز بر روی مدیریت زمان باعث می شود که اخلاق و رفتار شما عوض شود نه اینکه زمان را عوض می کند . اولین قدم در مدیریت زمان ، زمانی حاصل می شود که اوقاتی که هدر می دهید را از برنامه خود حذف کنید . اگر بتوانید زمانی را که هدر می دهید حذف کنید بدانید که اولین قدم در مدیریت زمان را برداشته اید .
4) یک طرح مدیریت زمان را الگو قرار دهید .
یک طرح در مدیریت زمان برای خود انتخاب کنید و در آن اهداف واضح و اولویتها ی خود را در آن بنویسید و بعدا"این اولویتها و هدفها را مرتب کنید و تنظیم وقت کنید واولویتهای غیر ضروری را حذف کنید . آنها یی که بلند مدت اند و آنهایی که کوتاه مدتند و زود بازده اند را مشخص کنید و به طور خلاصه، طرح شما باید تمامی ضوابط و اصولی راکه در مدیریت زمان مهم است را، دربرداشته باشد وطرح را طوری تهیه کنید تا ،دست یافتنی باشند تهیه یک جدول زمانی نباید به صورت انتزاعی و دور از ذهن باشند. هرگز از طرح جدول زمانی تقلید کورکورانه نکنید . مثلا" فرد X یک طرح مدیریت زمان دارد و شما از روی آن کپی برداری کنید .
الگو برداری کنید اما کپی برداری نکنید .
تهیه طرح باعث می شود که در طول اجرای برنامه خود دچار استرس و نگرانی نشوید.
5) از ابزارهای جانبی مدیریت زمان استفاده کنید .
از سخت افزارها و نرم افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت زمان، حتما" استفاده کنید . مثل Out look
این نرم افزار باعث می شود که شما بتوانید به راحتی تمام برنامه های خود را به طور روزانه ، هفتگی ، و یا ماهانه ، در آن وارد کنید و خیلی راحت بتوانید به برنامه هایتان برسید .
یکی از کارهایی که زمان بر است پاسخ دادن به نامه هایی با موضوع یکسان است این نرم افزارقادر است به طور اتوماتیک پاسخگویی به این نوع نامه ها را انجام دهد . وبه عنوان دستیار حرفه ای برای شما کار کند.
6) کارهای خود را اولویت بندی کنید .
اولویت بندی همان طور که گفته شد.برایتان مهم است . و باعث می شود اولین و آخرین اولویتهای برنامه ای و کاری خود را بدانید .
7) تفویض اختیار کنید .
همواره یاد بگیرید که کارهایتان را به دیگران تفویض اختیار کنید . هیچ وقت پیشتازی و تکروی نکنید . کارهایی را که دیگران قادر به انجام صحیح آن هستند به عهده آنها بگذارید و خودتان کارهای کلیدی را انجام دهید .
هیچ وقت فکر نکنید شما باید تمام کارها را انجام دهید.
8) کارهای تکراری را به دیگران واگذار کنید .
این بند در واقع ادامه بند هفت است هر چقدر کارها تکراری باشد، اینکه بتوان خیلی راحت به دیگران واگذار شود بیشتر است .
9) محدوده زمانی تعیین کنید .
بعضی از کارها هستند که بسیار وقت گیرو تکراری هستند. مثل پاسخ دادن به نامه ها و...
به همین دلیل روزانه حداکثریک ساعت برای پاسخ دادن به نامه ها و کارهای تکراری صرف کنید نه بیشتر.
10) مطمئن باشید که سیستم شما سازماندهی شده است .
اگر وقت زیادی را صرف بررسی فایلها ی کامپیوتری خود می کنید، از یک سیستم مدیریت فایل استفاده کنید . یک سیستم مدیریت فایل باعث می شود که شما بتوانید در مدت زمان کمتری ، دسترسی به اطلاعات زیادی داشته باشید .
همچنین با برنامه ریزی یک سیستم مدیریت فایل، شما می توانید فقط به اطلاعاتی که نیازبه دسترسی دارید ،دسترسی داشته باشید و خود را در میان انبوهی از نامه ها و اطلاعات در گیر نکنید .
11)وقت خود را با منتظر شدن بیهوده، هدر نکنید .
هم خودتان سر وقت حاضر شوید و هم از دیگران انتظار داشته باشید که سر وقت در قرار ملاقات حاضر شوند.مطمئن باشید که شما وقت اضافی برای هدر دادن در انتظارات بیهوده را ندارید .
مهم این نیست که در کدام قرار ملاقات هستید، مهم این است که سر وقت حاضر شوید .
نتیجه گیری:
با پیروی از اصول مدیریت زمان ،مهار زمان را می توانیم در اختیار بگیریم و بتوانیم خودرا هماهنگ سازیم و از دوباره کاریها و هدر دادن وقت طلایی خود که یکی از مهمترین سرمایه زندگی هر فرد می باشد جلوگیری کنیم .
مدیریت زمان کاری شدنی است، اما مستلزم تلاش و ممارست و تمرین مستمر است،که با کوشش و پیروی از اصول فوق الذکر بتوانید آنها را در زندگی روزمره خود به کارگیرید،واز وقت خود حداکثر استفاده را ببرید.
منابع و ماخذ:
1. How to manage our time by Red cliff, Feb2006.
2. Manage yourself by managing Time, David&Morton, 2005.
3. Excel team2007.
4. Small Business Canada2007
5. About.com about guide to management.
6. Personal Time Management. , 2006, Gerard M. Blair
محمدرضا –نوروزی
mr.noruzi@yahoo.com
