برخي اظهار مي دارند كه انقلاب الكترونيكي مارا به قرون وسطي بازگردانده است. قوانين رايانه اي و انفجار اطلاعات،حرفه مارا به نحو گسترده اي تحت تاثير قرار داده است.ترجيحا دراين قسمت مقاله اي را كه خواندم ذكر مي كنم:
“ كتابداران بايد ازاين فكر كه كتابخانه ها فقط مربوط به منابع مرجع، فهرست نويسي، فراهم آوري، حفاظت،امانت بين كتابخانه اي و امانت مواد-يا حتي مربوط به مديريت تسهيلات فيزيكي و مجموعه هاي چاپي هستند، دوري كنند.انتقال ساده فعاليت هاو وظايف جاري كتابخانه ها به صورت اطلاعات الكترونيكي يا ديجيتالي،نيازهاي مراجعان به كتابخانه را برطرف نخواهد كرد و درآينده هم آن را تضمين نخواهد كرد.(1)“
اما ساده انگاشتن وظايف كتابخانه ها،ممكن نيست.آنها درحكم حقيقتي براي يك شعبه پيشرفته كتابخانه عمومي هستند، همچنانكه براي كتابخانه هاي كليسايي دوران قرون وسطي يا مجموعه هاي عظيم تحقيقاتي دانشگاهها هستند.موجوديت كتابخانه ها براي فراهم آوري، حفاظت ازمحملهاي دانش و اطلاعات درتمام قالبها و دسترسي به آنها و فراهم آوردن امكان آموزش و ياري رساني دراستفاده ازمجموعه ها براي دسترسي كاربرانشان به آنها مي باشد.(2)
به اين ترتيب آيا سردگم شدن ما عجيب است؟
موجوديت ما درخلاء نيست،تغييرات ظاهري و سازماني ما را تحت تاثير قرار مي دهند. عوامل محيطي كه دانشكده ها و دانشگاههاي سراسر جهان را دردهه گذشته تحت تاثير قرار داده اند، اساسا عبارتند از:
افزايش شمار دانشجويان بدون وجود پيشرفت و ترقي متوازن منابع
تغيير درروشهاي تدريس و يادگيري
افزايش تنوع درجمعيت دانشجويان
تداوم تغيير سريع
نياز به مديريت منابع براساس ارزش براي پول
نياز به خدمات با كيفيت عالي، جهت جلب و متمركز كردن مشتري
پيشرفتها و توسعه ها در امر فناوري اطلاعات(3)
مدت هاست كه ما تنها"محافظان" كتابها نيستيم.ما فراهم كنندگان اطلاعات درمحيطي هستيم كه دايما درحال تغيير است و جايي كه نياز اطلاعاتي ،سريع و مؤثر ، استنباط وگردآوري مي شود.امروزه،ماموريت ما پيشبرد و ترقي هميشگي خدمات ،همگام با افزايش مقدار اطلاعات است.خواه يا ناخواه،فناوري اطلاعاتي، شغلهاي مارا تغيير داده است.
ما دروب هستيم! ايجاد صفحات وب، و استفاده از موتورهاي جستجو به جاي دايره المعارفها و هرطريقي كه به افزايش علايق مطالعاتي درزمينه كتابداري و اطلاع رساني درايسلند ،منجر شده است،به گونه اي سريع و ناگهاني پايه اي براي يك كتابدار حرفه اي بودن شده است. تصوير شخصي براي بهتر بودن تغيير كرده است كه البته اين امر،خوب است ولي من احساس مي كنم كه ما به نوعي ، اندكي زيان ديده ايم.
من صفحات وب را طراحي كرده ام و پيوندهايي را دروب جستجو كرده ام و به افراد براي تحقيقاتشان كمك كرده ام و به طور ناگهاني مردم مارا به عنوان كساني كه دردانشگاه همه چيز را مي دانند،ازنظر مي گذرانند.من مدركي ندارم كه بيان كند يك سيستم يونيكس چطور عمل مي كند يا تصاوير سه بعدي چگونه ايجاد مي شوند، ولي قابليتهاي وب و اينكه چگونه بايدازآن استفاده كرد، حتي اگر هميشه كار موفقيت آميز نباشد، را درك مي كنم. اما من قبل ازاينكه استفاده كردن از شبكه وب راهم آغاز كنم، مي دانستم كه چگونه بايد اطلاعات را گردآوري كرد ، ولي درآن زمان كسي خيلي به اين مساله فكر نمي كند.اين امر به اين دليل است كه كار آثار غير الكترونيكي ،ازلحاظ قابل مشاهده بودن،قابليت اندازه گيري و مسحوركنندگي كمتر است.رفتن به سراغ دايره المعارف بريتانيكا و جستجو به صورت پيوسته درآن ،خود به نحوي جذاب تر و معركه تر از تورق كردن صفحات به تنهايي است.
اززماني كه من به عنوان يك كتابدار حرفه اي فارغ التحصيل شدم، 5سال مي گذرد و دانسته هاي من قديمي شده است، حتي تصور مي كنم كه وظايف من هنوز مشابه هستند، من متصدي امانت بين كتابخانه اي هستم(كه دوسال پيش خودكارشد) ،بخش نشريات(كه هنوز خودكار نشده) هستم و به كاربران جديد مي آموزم كه چگونه ازكتابخانه استفاده كنند. روي ماشين تحرير،گردو غبار جمع مي شود،كاربران ما نمي توانند براي مدت طولاني كتابهارا با ثبت نامشان روي برگه امانت، به امانت بگيرند، ما دانشجويان ارشدي داريم كه بي مقدمه براي انجام تحقيقاتشان به انتشاراتي نياز دارند كه ما هرگز درايسلند قبلا ازعهده تهيه شان برنيامده ايم، آموزش ازراه دانشجويان هم كه درسراسر كشور برقرار است، همگي ازمسائلي هستند كه ما با آنها روبروييم. ما اكنون به واسطه استفاده ازرايانه هاي جديد پنتيوم به اطلاعات بيشتري نسبت به نيازمان دسترسي داريم و دانشجويان سراسر كشور به كمك ما نيازمندند. ما توانايي آن را داريم كه با خدماتمان، سيستمها و محيطي كه تغيير كرده است و دراختيار ماست، همگان را راضي نگه داريم.
ما بايد مهارتهايمان را براي پيشرفت و موقعيت و وضعيت جديد، بازتعديل كنيم. به دليل اينكه، ازاينها گذشته، اين ما هستيم كه ماشينها را مديريت كنيم و با آنها كاركنيم و ما كار سازماندهي را تركيب مي كنيم و عملكرد آن را موفقيت آميز مي سازيم.منابع انساني درهر سازماندهي، كليد موفقيت يا شكست است.
پس به سراغ مديريت كتابخانه برويم كه بايد عامل انساني را مورد توجه قرار دهد.
تغييرات در مديريت كتابخانه
ديديم كه نيروهاي بيروني همانند فناوري،وضعيت مالي و اقتصادي، كتابخانه ها را تحت تاثير قرار داده اند. مديران بايد ساختارهاي نوين را در مديريت خود به كارببندند.
“ براي موفق بودن… كتابخانه ها بايد فرهنگ همكاري را تغيير شكل دهند… كتابخانه ها بايد…خط مشي و ساختار خودرا برپايه كار،توانا بودن برتحول،پيشرفت و برآوردن سريع نيازهاي متغير مراجعه كننده بنا كند. آنها بايد توانايي عبور از موانع غير منتظره برسركار و جهش ازروي آنان را داشته باشند… و بايد آمادگي رهاسازي رويه هاي موفقيت آميز قبلي را براي كار، فنون،سيستم هاي پردازش، خدمات… را داشته باشند.(4)“
تغيير مديريت نيازمند ارتباطات مناسب درتمام سطوح،مشاركت كاركنان و تربيت و آموزش آنان است.
“لازم است كتابداراني كه مي خواهند مديريت آگاهانه اي را داشته باشند و تغييرات لازم را صورت دهند، به كاركنان خودشان كمك كنند تا جريان تغيير را درك كنند و بدانند كه چگونه مي توانند به گونه اي مثبت مشاركت داشته باشند.ايجاد يك چهارچوب كلي نشان مي دهدكه تغييرات مورد نظر، تحولي طبيعي از عملكردهاي جاري است، ارزيابي سازمان براي انجام و تكميل تغييرات پيشنهادي ، نظريات فني و نيز جو مخصوص به خودرا دارد… (5)“
ساختارهاي كتابخانه بايد تغيير كند.
به جاي سازماندهي افراد حول اين محور كه كتابداران چگونه بايد كارهايشان را انجام دهند، كتابداران بايد كار سازماندهي را درمورد مراجعان انجام دهند و اينكه آنها چگونه كارشان را انجام مي دهند.آنها بايد سلسله مراتب را تقليل دهند، سطح بندي سازماني را پائين تر بياورند، و به منظور ايجاد علاقه مندي بيشتر براي تغييرات موردنياز و فرصتها و توسعه هاي تازه، افزونگي را بزدايند.سازمانها بايد انعطاف پذيرتر،خلاق تر و پربارتر باشند. كتابخانه ها هم بايد با كيفيت بالاتري نسبت به قبل عمل كنند. كتابداران هم بايد براي به وجود آوردن استحكام و پايداري، بايد برنيازها و منافع خود ونيز اعمال نظارت ، فائق آيند.(6)
بنابراين نه فقط كاركنان،بلكه مديران كتابخانه ها هم بايد خودرا با تغييرات تطبيق دهند.البته كمي [1] و شنيدن نظريات و مشاوره هاي كاركنان، براي مديران ثقيل است ولي درعوض، به وجود آمدن صداقت بين مديران كتابخانه و كاركنان اهميت دارد.نكته مهم ديگر،دلايل تغيير است،كاركنان درتغييراتي كه بدون دليل رخ بدهند يا بي هدف باشند،مشاركت و همكاري نخواهند كرد. هدف آشكارخودكارسازي كتابخانه ها،اين است كه خدمات كتابخانه اي بيشتر دردسترس باشند و مراحل روزمره و عادي فهرست نويسي و امانت دادن و بازگرداندن كتابها سريع تر صورت گيرد،ولي فناوري نوين چطور؟ چرا ما بايد دنباله روي هرگرايش و تمايلي باشيم، صفحات وب را طراحي كنيم و بدانيم كه چگونه مي شود متن كامل اطلاعاتي را ازاستراليا يا چين ازطريق انتقال پرونده هاي رايانه اي (File Transfer Protocol) به دست آورد؟آيا ما فقط براي منظور و دليل تغيير درحال تغيير كردن هستيم؟
متاسفانه ما هيچ روزي با مهارتهاي روزآمدشده، بيدار نمي شويم.ما به آموزش جهت افزودن به دانش،فهم،مهارتها و گرايشهايمان نيازمنديم.براي هرنوع استفاده مؤثر ازمنابع انساني، كتابخانه متحول و دگرگون شده،بايد بر يادگيري مداوم و مستمر تاكيد كند و برروي منابع به گونه اي برابر سرمايه گذاريهاي لازم را صورت دهد.“كارمندان بايد فرصتهاي زيادي را براي پيشرفت و آموزش دراختيار داشته باشند…همچنانكه درپاسخ به نياز مراجعه كننده،كار تغييرمي كند و به طورمداوم جريانها رو به پيشرفت مي گذارند،كارمندان كتابخانه هم بايد براي برعهده گرفتن وظايف جديد يا موقعيت هاي تازه كه وجود نداشته، آمادگي كسب كنند.اين آمادگي بايد تغييرات را پيش بيني كند و درنظربگيرد، نه اينكه پس ازبه وجود آمدن تغييرات اعمال شود.(7)“
همه مازماني كه كاري را شروع مي كنيم،به آموزش نيازداريم،ولي اين را بايد درنظر داشت كه آموزش،مقوله است كه هرگز نبايد به پايان برسد، حتي اگر ما درشغلمان به سكون و ركود نرسيم و درموقعيتهايي كه داريم،احساس امنيت كنيم.
آموزش چيست؟
دركتابخانه ها همچون ساير سازمانها،آموزش به دودسته اصلي تقسيم مي شود:
1. حفظ و تقويت آموزش كه كتابخانه را قادر مي سازدكه رويه ها و روشهاي فعلي خودرا حفظ كند و شامل آموزش مقدماتي براي تازه واردان به سيستم كتابخانه يا بخشهاي خاص مي باشد.
2. به هنگام سازي اساسي و بهبود آموزش در فضاهاي تعريف شده. زماني كه آموزش به كاركنان آغاز مي شود،بايد به خاطر داشت كه بين آنها،افراد بزرگسال هم هستند و ما بايد انگيزه هاي يادگيري افراد را هم درنظر بگيريم.
به اين ترتيب،آموزش بايد با همه افراد،جنبه ها و الگوهاي رفتاري و مهارتها مرتبط باشد. دراينجا قصد ندارم كه بيشتر ازاين به مقوله آموزش بپردازم،چون اين امر برعهده ساير كساني است كه در كنفرانس حضور دارند.
نتيجه
ما دردوراني از تغيير وتحول زندگي مي كنيم.فناوري اطلاعاتي،حرفه و زندگي مارا تغيير داده است.امروز،مديران كتابخانه،با مشكلات و مسائلي روبرو هستند كه نياز به حل شدن دارند و كاركنان كتابخانه درمورد خودشان و آينده شان احساس ناامني مي كنند.درگذشته،بعضا شاهد اين بوده ايم كه كتابخانه ها هنگام رخ دادن تغيير و تحول، به جاي اينكه خودرا قبلا آماده تحولات كنند، دربرنامه ريزيهاي خود، نسبت به تحولات واكنش نشان مي دادند.كتابداران مجبور بوده اند كه برخي مهارتهاي تازه را بدون هيچ آموزشي به دست بياورند و بدون هيچ گونه اظهارنظري خودرا با تغييرات وفق دهند. اگر درآينده عمري باقي بود،مديريت كتابخانه ها بايد دچار تحول شود.مشاركت كليد اين تحول است،كاركنان نيازدارندكه براي تطبيق با اين تغيير و تحولات، انگيزه داشته باشند و بايد اين حس درآنها به وجود بيايد كه آنها هم مي توانند حرفي براي گفتن داشته باشند و اظهارنظركنند.آموزش،عامل مهم ديگري است،كاركنان خوب وقتي كه دروظايفشان تغييري رخ دهد،نياز به آموزش دارند، تااينكه اين احساس درآنها به وجود نيايد كه بايد كارشان را ترك كنند.
Source:
Erlendsdَttir ,Linda .
TRAINING FOR CHANGE New Skills for the Electronic LibraryNew technology, new librarians?
available: www.ukoln.ac.uk/services/papers/bl/ans-1997/erlendsdottir - 18k
منابع
[1] Stoffle, Carla J. and others. Choosing our futures. p. 220
[2] Future librarie. p. 3
[3] Staff development in Academic libraries. p. iix-ix
[4] Marchant, Maurice P. Changing management techniques as libraries automate. p. 213
[5] Cargill, Jennifer.Managing libraries in transition. p. 90
[6] Stoffle, Carla J. and others. Choosing our futures. p. 220
[7] Stoffle, Carla J. and others. Choosing our futures. p. 223
كتابشناسي
Beumont, P.B. Human resource management : key concepts and skills. London, Sage, 1993.
Bramley, Peter. Evaluation of training : a practical guide. London, British association for commercial and industrial education, 1986.
Bryson, Jo. Effective library and information centre management. Aldershot, Gower, 1990.
Byerly, Greg. Introducing staff to change : high technology can be frightening without proper training. Computers in libraries, dec. 1990. p. 39-40
Cargill, Jennifer and Gisela M. Webb. Managing libraries in transition. Phoenix, Oryx Press, 1988.
Cole, G.A. Management : theory and practice. 4th ed. London, DP Publications, 1993.
Conroy, Barbara and Barbara Schindler Jones. Improving communication in the library. Phoenix, Oryx Press, 1986.
Creating the future : essays on librarianship. Sally Gardner Reed editor. Jefferson, McFarland, 1996.
Dyer, Hilary with Anne Morris. Human aspects of library automation. Aldershot, Gower, 1990.
Future libraries. Edited by R. Howard Bloch and Carla Hesse. Berkley, University of California Press, 1995.
Giles, Melaine and Michael West. People as sculptors versus sculptures : what shape career development programmes? Journal of management development, 14(10) 1995. p. 48-63.
Handy, Charles. Gods of management : the changing world of organisations. 3rd ed. London, Arrow, 1991.
Handy, Charles. Understanding organisations. 3rd. ed. London, Penguin, 1985.
Information and organisational change in higher education : the impact on academic libraries.. Edited by Gary Pitkin. London, Meckler, 1992.
Johnson, Carol P. The changing nature of jobs : a paraprofessional time series. College and research libraries, 57(1), 1996. p. 59-67.
Jordan, Peter with Noragh Jones. Staff management in library and information work. 3rd ed. Aldershot, Gower, 1995.
Juran´s quality control handbook. Edited by J.M. Juran and Frank M. Gryna. 4th edition. New York, McGraw-Hill, 1988.
Kirkpatrick, Donald. Riding the winds of change. Training and development, 47(228), 1993. p. 29-32.
Koontz, Harold and Heinz Weihrich. Essentials of management. 5th ed. New York, McGraw-Hill, 1990.
Kuhlthau, Carol Collier. Seeking meaning : a process approach to library and information services. New Jersey, Ablex, 1993.
Kupersmith, John. Technostress and the reference librarian. Reference services review, 20(2), 1992. p. 7-14.
LaGuardia, Cheryl. Teaching the new library : a how-to-do-it manual for planning and designing instructional programs. New York, Neal-Schuman, 1996.
Lantz, Brian. Staff training for information technology. British journal of academic librarianship, 2(1), 1987. p. 44-64.
Learning in the workplace. Edited by Victoria J. Marsick. London, Croom Helm, 1987.
Lifer, Evan St. Net work : new roles, same mission. Library journal, November 15, 1996. p. 24-30.
Line, Maurice B. Library management styles and structures : a need to rethink? Journal of Librarianship and Information Science, 23(2), 1991. p. 97-103
Luthans, Fred. Organizational behaviour. 7th ed. New York, McGraw-Hill, 1995.
Management libraries strategies for libraries : a basic reader. Edited by Beverly P. Lynch. New York, Neal-Schuman, 1985.
The Management process : a selection of readings for librarians. Ruth J. Person editor. Chicago, American Library Association, 1983.
Marchant, Maurice P. and Mark M. England. Changing management techniques as libraries automate. Library Trends, 37(2), 1989. p. 469-483.
McKee, Bob. Planning library service. London, Clive Bingley, 1989.
Megginson, David and Tom Boydell. A manager´s guide to coaching. London, British association for commercial and industrial education, 1979.
Modern library technology and reference services. Edited by Samuel T. Huang. New York, The Haworth Press, 1993.
Palnini, Cathleen. The impact of computerisation on library support staff : a study of support staff in academic libraries in Wisconsin. College and research libraries, 55(2), 1994. p. 120-127.
Prentice, Ann E. Jobs and changes in the technological age. Journal of library administration, 13, 1990. p. 47-57.
Rizzo, John R. Management for librarians : fundamentals and issues. Connecticut, Greenwood Press, 1980.
Rooks, Dana C. Motivating today´s library staff : a management guide. Phoenix, Oryx Press, 1988.
Rubin, Richard E. Human resource management in libraries : theory and practice. New York, Neal-Schuman, 1991.
Staff development in Academic libraries : present practice and future challenges. Edited by Margaret Oldoryd. London, Library Association Publishing, 1996.
Staff training in the automated library environment : a symposium. Edited by Stuart Glogoff. Library hi tech. 7(28), 1989. p. 7-14.
Stoffle, Carla J., Robert Renaud and Jerilyn R. Veldof. Choosing our futures. College and research libraries 57(3), 1996. p. 213-225.
Thompson, James and Reg Carr. An introduction to university library administration. 4th ed. London, Clive Bingley, 1987.
Thompson, James. Redirection in academic library management. London, Clive Bingley, 1991.
Torrington, Derek and Laura Hall. Personnel management : HRM in action. 3rd. ed. London, Prentice Hall, 1995.
Veaner, Allen B. Academic librarianship in a transformational age : program, politics, and personnel. Boston, G.K. Hall & Co., 1990
