یکی از ابزار مهم در هر کسب و کار ، سیستم پاسخگوی تلفنی خودکار است. این سیستمها در دو نوع موجودند. انواع سخت افزاری و انواع نرم افزاری. در نوع نرم افزاری یک نرم افزار بر روی کامپیوتر نصب می شود و کامپیوتر از طریق مودم به خط تلفن متصل می شود. پس از راه اندازی سیستم می توانید وظیفه هر دکمه را تعریف کنید. مثلا با زدن دکمه 1 جدیدترین محصولات معرفی شوند و با زدن دکمه 2 فروشهای ویژه هفتگی معرفی شوند.

بجای استفاده از موسیقی خالی در هنگام انتظار مکالمه ، از پیام های تبلیغاتی استفاده کنید و یا مخاطب را با کسب و کار و محصولاتتان آشنا نمایید. در اینصورت مخاطب بزودی خسته نخواهد شد. من همواره تعجب می کنم که مدیران ، منشی استخدام می کنند و به او وظیفه تکراری و خسته کننده ای محول می کنند. کار منشی آن است که روزانه دهها بار عینا اطلاعاتی تکراری را برای تماس گیرندگان بازگو کند. در اینصورت خلاقیت از بین می رود.

بجای اینکار می توان بهترین متن ممکن را تهیه نمود و آنرا ذخیره نموده و بطور خودکار برای مشتریان پخش نمود. سپس اگر مشتری به اندازه کافی ترغیب شد می تواند با زدن دکمه ای بر روی تلفن با اپراتور صحبت کند.

پیام پاسخگوی تلفنی را هر چند وقت یکبار تغییر دهید. در پیامهای خود دقیقا ساعات کاری شرکت را بگویید و از تماس گیرنده بخواهید در ساعات معینی تماس بگیرد. همچنین می توانید در پیام خاصی برای خارج از ساعات کاری تهیه نموده و به مخاطب بگویید که خارج از ساعت کاری تماس گرفته ولی با این وجود می تواند اطلاعاتی کافی درباره محصولات و خدمات شما بدست آورده و حتی می تواند سفارش خود را ثبت کند.

نرم افزارهایی وجود دارند که می توانند شماره شخص تماس گیرنده را نمایش دهند. و حتی اطلاعات مختصری از او و سابقه خرید او به نمایش بگذارند. از این امکانات بهترین استفاده را بکنید.

نويسنده(ها): مدیر سبز - ژان بقوسیان