مفهومى که در مدیریت زمان همگان از آن غافل مانده اند این است که ما باید خود را اداره کنیم نه زمان را. زیرا در حقیقت زمان اداره ناشدنى است و در حال گذر است و این ما هستیم که باید از زمان به درستى استفاده کرده و از آن بهره ببریم. بنابر نظر برخى از علماى مدیریت، مدیریت زمان در واقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید که مهارت هایى که ما براى اداره کردن دیگران نیاز داریم همان مهارت هایى است که براى اداره کردن خود به آن نیازمندیم و از آنها بهره مى بریم مانند توانایى هاى مدیریت و برنامه ریزى، رهبرى کنترل، مدیریت منابع و غیره.

شناخت درست و به موقع عواملى که وقت ما را هدر مى دهند بسیار مهم است چون بدین ترتیب راه درمان بیمارى اتلاف وقت را کوتاه خواهیم کرد. بد نیست اندکى با خود تأمل کرده و از خود بپرسیم که وقت روزانه ما صرف چه امورى مى شود؟

2- راهکارهای اصلی مدیریت زمان

شما به طور قطع مقالات و کتب فراوانى را در رابطه با مدیریت زمان مطالعه کرده اید اما ما در اینجا با عنوان کردن ۱۱ کلید اصلى در مدیریت زمان سعى داریم که شما را بلافاصله به هدف نهایى خود که همان از دست ندادن زمان و مدیریت صحیح وقت است هدایت کنیم. پس با ما همراه شوید.

2-1- مدیریت زمان دانش شخصى است

همان گونه که شبانه روز مقدار مشخص و ثابتى از زمان را به خود اختصاص مى دهد و هیچ گاه کمتر و یا بیشتر از ۲۴ ساعت نخواهد شد و این اصل را ما در زندگى خود پذیرفته ایم باید این نکته را نیز بپذیریم که این ما هستیم که باید زمان خود را تنظیم کنیم. ما هرگز نمى توانیم این ۲۴ ساعت را افزایش و یا کاهش دهیم اما با برنامه ریزى صحیح مى توانیم بهره خود از این زمان معین را بیشتر کنیم.

2-۲- نشتى هاى زمان را بیابید

همواره به دنبال نشتى هاى زمان باشید و ببینید که زمان شما در کجاها بیشتر هدر مى رود و پس از یافتن این زمان ها سعى در کنترل آن داشته باشید و سعى در اختصاص آن براى کارهاى گوناگون داشته باشید.

2-۳- به دنبال اهدافى از مدیریت زمان باشید

اولین گام در مدیریت زمان حذف کردن اوقاتى است که به صورت بى رویه هدر مى رود. اگر شما موفق به حذف این زمان ها شدید بدانید که اولین گام را در این راه برداشته اید.

2-۴- الگوبردارى از طرح مدیریت زمان

همواره سعى در الگوبردارى از یک برنامه مدیریت زمان داشته باشید و در طرح الگوبردارى شده اهداف و اولویت هاى خود را بنویسید و آنها را مرتب کنید و سپس اولویت هاى غیرضرورى را حذف کنید و سپس اهداف بلندمدت و میان مدت خود را نیز شناسایى کرده و سعى در به انجام رساندن آن داشته باشید. این اهداف تعیین شده باید دست یافتنى و در عین حال آرمانى باشد تا سبب تحریک شما براى تلاش و کوشش شود و این نکته را فراموش نکنید که هیچ گاه سعى در کپى بردارى از سایر طرح ها نداشته باشید.

2-۵- استفاده از ابزارهاى کمکى در مدیریت زمان

همواره سعى در استفاده از تکنولوژى هاى روز در زمینه برنامه ریزى براى مدیریت زمان خود داشته باشید. استفاده از نرم افزارهاى رایانه اى و نیز امکانات گوشى هاى همراه از این نکات است. به عنوان نمونه آیا شما تا به حال از Reminder تلفن همراه خود استفاده کرده اید؟

2-۶- اولویت بندى

به صورت روزانه و هفتگى کارهاى خود را اولویت بندى کنید تا در زمان شما صرفه جویى شود.

2- ۷- استفاده از تفویض اختیار

از اصل تفویض اختیار در کارهاى غیرضرورى همواره استفاده کنید و هیچ گاه سعى در تک روى در انجام امور نداشته باشید و بدانید همواره کسانى هستند که توانایى انجام صحیح کارهاى مورد نظر شما را دارا مى باشند. پس بعضى از کارها را بر عهده آنها گذاشته و خودتان را مشغول امور کم اهمیت نکرده و صرفاً به امور کلیدى بپردازید.

2-۸- از انجام کارهاى تکرارى بپرهیزید

سعى در انجام امور تکرارى نداشته باشید و سعى کنید کارهاى تکرارى را مانند کارهاى کم اهمیت به دیگران واگذار کنید.

2-۹- تعیین محدوده زمانى

براى کارهاى زمان بر یک حداکثر زمان را در نظر گرفته و پس از پایان زمان تعیین شده کار مورد نظر را تعطیل کرده و به هیچ وجه دیگر به آن نپردازید و ادامه کار را به روز آینده و زمان تعیین شده بعدى موکول کنید.

2-۱۰- سازماندهى سیستم ها

در انجام امور روزانه از سیستم هاى موجود و کارا استفاده کنید و سعى در تغییر سیستم ها از سیستم هاى سنتى به سیستم هاى جدید داشته باشید، هرگز از یک سیستم قدیمى به دلیل عادت کردن به آن حمایت نکرده و همواره به دنبال سیستم هاى جدید و بهره ور باشید و براى انجام کارهاى خود حتماً از یک الگوریتم استفاده کنید. یعنى مراحل انجام کار را در لحظات بیکارى پیش خود مرور کرده و سعى کنید حالات نفى سیستم را نیز پیش بینى کرده و از قبل براى آن راه حلى بیندیشید و نه در موقع بروز این گونه از عوامل.

2-۱۱- از انتظار بیهوده بپرهیزید

همواره در جلسات و قرار ملاقات ها به موقع حاضر شوید و از دیگران نیز چنین انتظارى داشته باشید و مطمئن باشید که وقت اضافى براى هدر دادن ندارید و در صورت هدر رفتن این گونه از وقت ها دیگر قابل جایگزینى نیستند و در انتها هیچ گاه فراموش نکنید که زمان ارزشمندترین سرمایه براى هر فرد، گروه و سازمان است که با دیگر سرمایه ها به هیچ عنوان قابل مقایسه نیست، این سرمایه غیرقابل خریدارى و نیز غیرقابل تولید است. پس باید به خوبى از آن مراقبت و محافظت به عمل آورد..



منبع : روزنامه ایران،‌

برگرفته از سایت :راهکار مدیریت