در نگارش پروپزال سطح دانش مخاطبين و نيز موقعيت آنان بايستي در نظر گرفته شود. اگر مخاطب پروپوزال داراي دانش فني كافي نيست، بايد همراه در ابتداي آن يك مقدمه اجرايي به زبان غيرفني و ساده آورده شود.
استاندارد كاملاً تعريف شده اي براي نگارش يك پروپوزال وجود ندارد، ليكن فرمت هاي متداول متعددي موجود است و برخي از سازمانها، بخصوص سازمانهاي سرمايه گذار و اعطا كننده كمك مالي، فرمت هاي از پيش تعيين شده اي براي اينكار دارند. در اينجا يك فرمت كلي براي اين منظور پيشنهاد مي شود.
فرمت كلي يك پروپوزال
1. مقدمه
معرفي پروپوزال
اگر پروپوزال را در پاسخ به يك “درخواست پروپوزال“ (RFP) ارسال مي كنيد، مقدمه اي براي آن فراهم كنيد كه در آن شماره، تاريخ، شماره تماس با مشتري يا كارفرما و غيره آورده شده باشد. در غير اينصورت، دليل ارسال پروپوزال، دريافت كننده آن (با نام) و چگونگي پاسخ مورد انتظارتان را در اين مقدمه ذكر كنيد.
معرفي سازمان ارسال كنده پروپوزال
سازمان ارسال كننده را بروشني معرفي كرده و بر ارزش نقش آن براي كارفرما يا مشتري تاكيد كنيد.
سوابق كاري
تجارب و سوايق كاري سازمان يا شركت خود را بطور خلاصه ذكر كنيد.
2-1. محصولات ارائه شده
معماري
معماري طراح شده براي محصولات يا خدمات ارائه شده را شرح دهيد.
پيكربندي
نحوة پيكربندي محصولات توسط خود يا مشتري را بيان كنيد.
جنبه هاي خاص و مزايا
اصلي ترين جنبه هاي محصولات پيشنهادي و مزاياي مربوط به آنها را شرح دهيد.
مشخصات
عملكرد و ساير مشخصات محصولات پيشنهادي را شرح داده و يا در ضميمه پروپوزال بياوريد.
2-2. خدمات ارائه شده
بكارگيري
نحوه نصب و بكارگيري را شرح دهيد.
يكپارچه سازي
نحوه يكپارچه سازي با محيط موجود را شرح دهيد.
نگهداري و پشتيباني
نگهداري و پشتيباني فراهم شده براي مشتري را بيان كنيد.
روش تحويل
روش تحويل خدمات و رويه هاي مربوطه را بيان كنيد.
كاهش ريسك
تعريف واقع بينانه اي از ريسك هاي مواه با پروژه و نحوه كاهش آنها ارائه دهيد.
تضمين كيفيت
شرح انچه براي تضمين كيفيت انجام خواهيد داد.
3. تجارب و سوابق كاري مرتبط
خلاصه اي از پروژه هاي انجام شده
توصيف پروژه هاي مشابهي كه قبلاً توسط شركت انجام شده است.
مراجع و شواهد
شواهد و نقطه نظرات مشتريان قبلي خود را ذكر كنيد.
4. هزينه و قيمت گذاري
روش تعيين قيمت
قيمت مورد نظر چگونه محاسبه شده است؟
قيمت گذاري
قيمت محصولات و خدمات خود را بيان كنيد.
نحوه پرداخت
نحوه پرداخت قيمت محصولات يا خدمات خود توسط مشتريان را بيان كنيد.
موارد قانوني
هرگونه موارد و نيازمندي هاي قانوني مورد نياز قراردادها را بيان كنيد.
سرفصل هاي ذكر شد تنها جنبه پيشنهادي داشته و هيچكدام قطعي و غيرقابل اجتناب نمي باشند. بمنظور آشنايي بيشتر نمونه خوبي از يك پروپوزال در ادامه آورده شده است.
استاندارد كاملاً تعريف شده اي براي نگارش يك پروپوزال وجود ندارد، ليكن فرمت هاي متداول متعددي موجود است و برخي از سازمانها، بخصوص سازمانهاي سرمايه گذار و اعطا كننده كمك مالي، فرمت هاي از پيش تعيين شده اي براي اينكار دارند. در اينجا يك فرمت كلي براي اين منظور پيشنهاد مي شود.
فرمت كلي يك پروپوزال
1. مقدمه
معرفي پروپوزال
اگر پروپوزال را در پاسخ به يك “درخواست پروپوزال“ (RFP) ارسال مي كنيد، مقدمه اي براي آن فراهم كنيد كه در آن شماره، تاريخ، شماره تماس با مشتري يا كارفرما و غيره آورده شده باشد. در غير اينصورت، دليل ارسال پروپوزال، دريافت كننده آن (با نام) و چگونگي پاسخ مورد انتظارتان را در اين مقدمه ذكر كنيد.
معرفي سازمان ارسال كنده پروپوزال
سازمان ارسال كننده را بروشني معرفي كرده و بر ارزش نقش آن براي كارفرما يا مشتري تاكيد كنيد.
سوابق كاري
تجارب و سوايق كاري سازمان يا شركت خود را بطور خلاصه ذكر كنيد.
2-1. محصولات ارائه شده
معماري
معماري طراح شده براي محصولات يا خدمات ارائه شده را شرح دهيد.
پيكربندي
نحوة پيكربندي محصولات توسط خود يا مشتري را بيان كنيد.
جنبه هاي خاص و مزايا
اصلي ترين جنبه هاي محصولات پيشنهادي و مزاياي مربوط به آنها را شرح دهيد.
مشخصات
عملكرد و ساير مشخصات محصولات پيشنهادي را شرح داده و يا در ضميمه پروپوزال بياوريد.
2-2. خدمات ارائه شده
بكارگيري
نحوه نصب و بكارگيري را شرح دهيد.
يكپارچه سازي
نحوه يكپارچه سازي با محيط موجود را شرح دهيد.
نگهداري و پشتيباني
نگهداري و پشتيباني فراهم شده براي مشتري را بيان كنيد.
روش تحويل
روش تحويل خدمات و رويه هاي مربوطه را بيان كنيد.
كاهش ريسك
تعريف واقع بينانه اي از ريسك هاي مواه با پروژه و نحوه كاهش آنها ارائه دهيد.
تضمين كيفيت
شرح انچه براي تضمين كيفيت انجام خواهيد داد.
3. تجارب و سوابق كاري مرتبط
خلاصه اي از پروژه هاي انجام شده
توصيف پروژه هاي مشابهي كه قبلاً توسط شركت انجام شده است.
مراجع و شواهد
شواهد و نقطه نظرات مشتريان قبلي خود را ذكر كنيد.
4. هزينه و قيمت گذاري
روش تعيين قيمت
قيمت مورد نظر چگونه محاسبه شده است؟
قيمت گذاري
قيمت محصولات و خدمات خود را بيان كنيد.
نحوه پرداخت
نحوه پرداخت قيمت محصولات يا خدمات خود توسط مشتريان را بيان كنيد.
موارد قانوني
هرگونه موارد و نيازمندي هاي قانوني مورد نياز قراردادها را بيان كنيد.
سرفصل هاي ذكر شد تنها جنبه پيشنهادي داشته و هيچكدام قطعي و غيرقابل اجتناب نمي باشند. بمنظور آشنايي بيشتر نمونه خوبي از يك پروپوزال در ادامه آورده شده است.
