به اميد برجسته تر شدن نقش كاركنان غرفه ها در موفقيت حضور نمايشگاهي شركتها به ويژه براي دركنندگان كشور، به ذكر چند نكته مهم و مفيددر رابطه با كاركنان غرفه مي پردازم .
هر غرفه بايد يك مدير يا سرپرست داشته باشد. به علاوه وجود يك مترجم ، كارشناس فني فروش و يك كارگر كه همگي از ظاهر و برخورد مناسبي برخوردار باشند نيز در غرفه ضرورت دارد. البته هريك از اين افراد بايد آموزشهاي لازم را درمورد فعاليتهاي نمايشگاهي ديده و نسبت به اهداف شركت در نمايشگاه نيز توجيه شده باشند. افراد مزبور علاوه بر لزوم داشتن حوصله كافي ، انگيزه و تعهدي قوي ، بايد در مجموع از اطلاعات عمومي ،اجتماعي ، فني و بازاريابي كافي برخوردار باشند.
رعايت نكات زير توسط كاركنان غرفه ها، موفقيت شركت را افزايش مي دهد:
1 - كاركنان در غرفه ها ننشينند: نشستن كاركنان در غرفه ها، اين احساس را در بازديدكنندگان به وجود مي آورد كه كاركنان اهميتي به حضور آنها نمي دهندو يا اينكه دوست ندارند وقت خود را دراختيار آنها قرار دهند. بايد توجه داشت كه بازديدكنندگان عموما به دنبال نقاط ضعف شركت شما هستند.
2 - كاركنان بايد از خواندن در داخل غرفه ها اجتناب كنند. براي جلب توجه بازديدكنندگان فرصت بسيار كم است . بنابراين ، فرصتها نبايد به خاطرخواندن روزنامه يا مجله از دست بروند.
3 - كاركنان بايد از سيگار كشيدن ، خوردن و آشاميدن ، جويدن آدامس در داخل غرفه اجتناب كنند، چرا كه بازديدكنندگان علاقه مند و موثر را از پرسيدن منصرف مي كنند.
4 - كاركنان بايد با تمام بازديدكنندگان رفتاري مودبانه داشته و حدالامكان به پرسشهاي هريك با حوصله پاسخ دهند.
5 - كاركنان بايد از مكالمه تلفني در غرفه خودداري كنند چرا كه ممكن است بازديدكنندگان را از دست بدهند.
6 - كاركنان بايد به گونه اي در غرفه ها بايستند كه مانع ديد بازديدكنندگان نگردند. معمولا بهترين جا براي ايستادن گوشه هاي راست و چپ غرفه است .
7 - مطالب نوشتاري تهيه شده جهت نمايشگاه "كاتالوگ ، بروشور،..." را نبايد در اختيار هر بازديدكننده اي قرار داد. زيرا كه تعدادي از آنها بلافاصله يابعد از چند قدم ، آنها را دور مي ريزند، ثانيا اين مطلب موجب ايجاد هزينه براي شركت مي گردد. فراموش نگردد كه اين مطالب نوشتاري با هزينه هاي بالايي تهيه شده اند.
8 - كاركنان غرفه ها بايد سعي كنند از صحبت كردن در غرفه ها با يكديگر تاحدامكان خودداري كنند. صحبت كردن در غرفه ها بيانگر بي توجهي به محيط اطراف خود و بازديدكنندگاني است كه ممكن است خريداران موثري باشند.
9 - كاركنان بايد براي كليه مراجعان به غرفه ها يك ميزان ارزش و اعتبار قائل گردند.
01 - راهروهاي تنگ و استقبال گسترده بازديدكنندگان از بعضي غرفه ها، رفت وآمد جلو اين غرفه ها را به اندازه مشكل مي سازد، بنابراين كاركنان غرفه هاي مختلف نبايد با صحبت با يكديگر درمقابل غرفه هاي يكديگر اين مشكل را دامن زنند.
11 - كاركنان بايد خوش برخورد باشند تا بدين وسيله بازديدكنندگان بيشتري را جلب غرفه خود كنند.
21 - كاركنان بايد ازنظر ظاهر كاملا آراسته باشند. اين امر اگرچه مستقيما در موفقيت شركت نقشي ندارد اما به طور غيرمستقيم نقش بسيار موثري دارد،چرا كه موجب ايجاد ذهنيتي مثبت در بازديدكنندگان نسبت به شركت و پرسنل شاغل در آن مي شود.
31 - كاركنان غرفه ها هنگام مذاكره با خريداران بالقوه بهتر است از نام آنها هنگام خطاب استفاده كنند، چرا كه هر كسي دوست دارد كه نام خودش رابشنود.
همانطور كه ذكر شد، كاركنان غرفه ها بايد نقش يك عنصر آگاهي دهنده به شركت خود در رابطه با فعاليتهاي رقباي داخلي و خارجي را نيز ايفا كنند.بدين منظور بايد به گونه اي عمل كنند كه اين نقش را به نحواحسن اعمال كرده باشند.
رعايت نكات زير موفقيت كاركنان غرفه ها را درمورد نقش مذكور افزايش مي دهد:
الف - كاركنان بايد ديد كلي نسبت به نمايشگاه داشته باشند. يعني بايد خود را يك بازديدكننده انگاشته و با قدم زدن در راهروهاي نمايشگاه پاسخ اينگونه پرسشها را بيابند:
آيا فضاي نمايشگاه ، فضايي مناسب است ؟
آيا شركتهاي نمايش دهنده ، با انگيزه در نمايشگاه حاضر شده اند؟
آيا محصولات نمايش داده شده ، نو و جديدند؟
راهروهاي غرفه هاي مختلف ازنظر ازدحام جمعيت بازديدكننده چگونه اند؟
شركتهاي ديگر و ازجمله رقبا، چگونه امر تبليغ و ترويج را در نمايشگاه انجام مي دهند؟
كدام غرفه ها شلوغترند؟ چرا؟
چه محصول يا ايده جديدي در اين غرفه ها ارائه شده كه باعث اين ازدحام گرديده است ؟
ب - كاركنان سپس بايد تفاوتهاي محصولات و غرفه هاي خود را با ديگر رقباي داخلي و خارجي موردارزيابي قرار دهند. به اين منظور آنها بايد درون غرفه هاي رقبا رفته و با دقت و حوصله غرفه ها، كاركنان غرفه ها و نكات مهم ديگر را موردبررسي قرار دهند. ازنظر قانوني نيز، ممانعتي بر سرانجام اين گونه اعمال وجود ندارد.
