بسیاری از شرکتها عادت ندارند پاسخ دادن ای-میل را بدهند، یا بسیار دیر به آن جواب میدهند. گاهی پاسخ سوالات مطرح شده در ای-میل داده نمیشود. به این ترتیب، شما میتوانید از این نقطه ضعف غالب بر شرکتها و ادارات به نفع خود استفاده کرده و با رفع این نقیصه در محل کار خود و آموختن روش صحیح پاسخ دادن به نامه های الکترونیک و همچنین تنظیم آنها، یک گام بزرگ از رقبای خود جلوتر باشید.
در اینجا به چند مورد از مهمترین نکات و آداب ای- میل نگاری اشاره میکنیم.
موضوع را مختصر و مفید بیان کنید
محتوای پیام خود را با دقت خلاصه کنید و تنها در مسیر موضوع حرکت کنید. انتخاب عنوان مناسب برای پیام میتواند در زمینه دسته بندی نامه های رسیده و اولویت بخشیدن به پاسخگویی آن، به گیرنده کمک کند.
ویژگی CC را به کار نبرید
برای فرستاده پیام یا نامه خود برای همه، از ویژگی "رونوشت کاربنی" یا (Carbon Copy) استفاده نکنید. این نکته به خصوص در ای- میلهای اداری بسیار اهمیت دارد.این روزها همه ما ای-میلهای فراوانی دریافت میکنیم و دریافت ای- میلهای غیر ضروری خوشایند نیست. اگر تنها عده به خصوصی باید ای-میل شما را دریافت کنند، تنها نشانی آنها را وارد کنید.
به همین ترتیب، هنگام پاسخ دادن به ای-میل، پاسخ را به همه گیرندگان نفرستید. اگر گزینه Reply to All یا چیزی مشابه آنرا انتخاب کنید، در نهایت تمام گیرندگان ای- میل که شاید حتی برای شما ناشناس هم باشند، یک نسخه از پاسخ شما دریافت خواهند کرد.
استفاده از ویژگی BCC در فرستادن ای-میل گروهی
ویژگی رونوشت محرمانه (Blind Carbon Copies) برای زمانی است که پیامی را برای گروه بزرگی از گیرندگان ارسال میکنید که شاید یکدیگر را نشناسند. همانطور که گفتن شماره تلفن یک شخص به دیگران بدون اطلاع وی، کار صحیحی نیست، لو دادن آدرس ای-میل اشخاص هم کار نادرستی است. اگر هنگام فرستادن یک ای-میل به مثلا 30 نفر، از گزینه to: یا CC استفاده کنید، تمام آدرسها برای همه گیرندگان قابل رویت خواهد بود. در صورت استفاده از BCC، گیرنده تنها نشانی شما و خودش را میبیند.
پیام خود را کوتاه و با تمرکز بر موضوع بیان کنید
عده اندکی از افراد مطالعه از روی صفحه کامپیوتر را جالب میدانند و عده بسیار کمتری به خواندن مطلب روی صفحه کوچک تلفن همراه علاقه دارند. به یاد داشته باشید که گیرندگان چنین پیامهایی، آنها را نادیده میگیرند.
فرستادن ضمیمه ای- میل
بسیاری از کاربران دستگاههای بیسیم فاقد نرم افزارهایی برای باز کردن فایلهای ضمیمه (attachment) با فورمتهایی چون Word یا spreadsheet هستند. قبل از فرستادن چنین ضمیمه هایی، از امکانات گیرنده باخبر شوید.
هنگام نوشتن ای- میل با فونت لاتین، از نوشتن تمام متن با حروف بزرگ یا capital خودداری کنید. این شیوه نوشتن طوری است که انگار نویسنده در حال فریاد زدن بوده است. از طرفی خواندن این کلمات هم مشکل بوده و احتمال انصراف خواننده از مطالعه آن زیاد است.
حرفی را که در ملاء عام نمیزنید، در ای-میل هم نگویید
هر کسی ممکن است- حتی به اشتباه- ای-میل شما را برای شخص دیگری بفرستد، این موضوع به خصوص اگر مطالب خصوصی یا اطلاعاتی محرمانه در ای-میل شما وجود داشته باشد، میتواند بسیار ناراحت کننده باشد. اگر تمایلی ندارید مطلب مورد نظرتان در خطر پخش شدن قرار بگیرد، از تلفن استفاده کنید.
استفاده از صورتکهای کوچک یا smiley
صورتکهای موجود در امکانات ای- میل نگاری معمولا برای پیامهای خصوصی به کار میرود و برای امور اداری چندان مناسب به نظر نمیرسد. این صورتکها باید بسیار به ندرت و در موارد استثنایی مورد استفاده قرار گیرند. اگر پیام شما برای بهتر درک شدن به یکی از این صورتکها نیاز دارد، این احتمال وجود دارد که اصلا نباید آنرا با ای-میل بفرستید و بهتر است از تلفن استفاده کنید. زیرا حتی با یک صورتک هم امکان سوء برداشت از پیام وجود دارد.
این صورتکها برای تایید آنچه نوشته اید به کار میروند و نوشتن مطلبی توهین آمیز یا آزار دهنده و سپس قرار دادن یک صورتک شاد پس از آن تنها میتواند توهین آمیز باشد نه چیز دیگر.
تنها در مواقع ضروری ای- میلی را برای گروه بزرگی بفرستید.
اگر دلیلی مهم و جدی برای فرستادن ای-میل به گروهی بزرگ از گیرندگان ندارید، از این کار منصرف شوید زیرا ای-میلی که برای گروه فرستاده شود، spam نام دارد.
نام خود را بنویسید
برای احترام گذاشتن به گیرنده، نام خود را در پایان پیام بنویسید. درست است که نشانی شما در ابتدای ای- میل نوشته شده است، اما ممکن است گیرنده نداند که این نشانی به شما تعلق دارد و اصولا نشانی شما حاوی نام شما نباشد.
املای نوشته خود را چک کنید
اگر میخواهید پیام شما به خاطر اشتباه در نوشتن کلمات، نادرست تعبیر نشود، از نرم افزارهای چک کننده املا استفاده کنید.
آموختن و رعایت آداب ای- میل نگاری به مدی زمان نیاز دارد. اما نگذارید ترس از اشتباه موجب شود که از این روش سریع مکاتبه دست بشویید. همه ما روزی تازه کار بودیم و بسیاری از افراد بسیار بخشنده هستند و اشتباهات ما را نادیده میگیرند.
